Банк рефератов содержит более 364 тысяч рефератов, курсовых и дипломных работ, шпаргалок и докладов по различным дисциплинам: истории, психологии, экономике, менеджменту, философии, праву, экологии. А также изложения, сочинения по литературе, отчеты по практике, топики по английскому.
Полнотекстовый поиск
Всего работ:
364141
Теги названий
Разделы
Авиация и космонавтика (304)
Административное право (123)
Арбитражный процесс (23)
Архитектура (113)
Астрология (4)
Астрономия (4814)
Банковское дело (5227)
Безопасность жизнедеятельности (2616)
Биографии (3423)
Биология (4214)
Биология и химия (1518)
Биржевое дело (68)
Ботаника и сельское хоз-во (2836)
Бухгалтерский учет и аудит (8269)
Валютные отношения (50)
Ветеринария (50)
Военная кафедра (762)
ГДЗ (2)
География (5275)
Геодезия (30)
Геология (1222)
Геополитика (43)
Государство и право (20403)
Гражданское право и процесс (465)
Делопроизводство (19)
Деньги и кредит (108)
ЕГЭ (173)
Естествознание (96)
Журналистика (899)
ЗНО (54)
Зоология (34)
Издательское дело и полиграфия (476)
Инвестиции (106)
Иностранный язык (62791)
Информатика (3562)
Информатика, программирование (6444)
Исторические личности (2165)
История (21320)
История техники (766)
Кибернетика (64)
Коммуникации и связь (3145)
Компьютерные науки (60)
Косметология (17)
Краеведение и этнография (588)
Краткое содержание произведений (1000)
Криминалистика (106)
Криминология (48)
Криптология (3)
Кулинария (1167)
Культура и искусство (8485)
Культурология (537)
Литература : зарубежная (2044)
Литература и русский язык (11657)
Логика (532)
Логистика (21)
Маркетинг (7985)
Математика (3721)
Медицина, здоровье (10549)
Медицинские науки (88)
Международное публичное право (58)
Международное частное право (36)
Международные отношения (2257)
Менеджмент (12491)
Металлургия (91)
Москвоведение (797)
Музыка (1338)
Муниципальное право (24)
Налоги, налогообложение (214)
Наука и техника (1141)
Начертательная геометрия (3)
Оккультизм и уфология (8)
Остальные рефераты (21692)
Педагогика (7850)
Политология (3801)
Право (682)
Право, юриспруденция (2881)
Предпринимательство (475)
Прикладные науки (1)
Промышленность, производство (7100)
Психология (8693)
психология, педагогика (4121)
Радиоэлектроника (443)
Реклама (952)
Религия и мифология (2967)
Риторика (23)
Сексология (748)
Социология (4876)
Статистика (95)
Страхование (107)
Строительные науки (7)
Строительство (2004)
Схемотехника (15)
Таможенная система (663)
Теория государства и права (240)
Теория организации (39)
Теплотехника (25)
Технология (624)
Товароведение (16)
Транспорт (2652)
Трудовое право (136)
Туризм (90)
Уголовное право и процесс (406)
Управление (95)
Управленческие науки (24)
Физика (3462)
Физкультура и спорт (4482)
Философия (7216)
Финансовые науки (4592)
Финансы (5386)
Фотография (3)
Химия (2244)
Хозяйственное право (23)
Цифровые устройства (29)
Экологическое право (35)
Экология (4517)
Экономика (20644)
Экономико-математическое моделирование (666)
Экономическая география (119)
Экономическая теория (2573)
Этика (889)
Юриспруденция (288)
Языковедение (148)
Языкознание, филология (1140)

Реферат: Тема 1 Учет и аудит в системе управления предприятием 5

Название: Тема 1 Учет и аудит в системе управления предприятием 5
Раздел: Остальные рефераты
Тип: реферат Добавлен 10:10:32 17 сентября 2011 Похожие работы
Просмотров: 269 Комментариев: 0 Оценило: 0 человек Средний балл: 0 Оценка: неизвестно     Скачать

содержание

Введение....................................................................................................... 4

Тема 1 Учет и аудит в системе управления предприятием........................ 5

1.1 Бухгалтерский учет и аудит в условиях автоматизированной обработки информации................................................................................................. 5

1.2 Формы автоматизированного бухгалтерского учета.......................... 7

1.3 Организационные основы построения автоматизированных систем учета, контроля и аудита..................................................................................... 12

Тема 2 Методология учета в условиях автоматизированной обработки информации............................................................................................... 14

2.1 Методологические основы и организация бухгалтерского учета, контро-ля и аудита в условиях автоматизированной обработки информации.......... 14

2.2. Концепции построения автоматизированных рабочих мест бухгалтера 17

2.3 Организация финансового учета в условиях функционирования авто-матизированной системы учета................................................................ 24

2.4 Моделирование учетного процесса с использованием ЭВМ............ 26

2.5 Имитационное моделирование хозяйственно-финансовой деятельности предприятия............................................................................................... 28

Тема 3 Информационное обеспечение автоматизированной системы учета, контроля, анализа и аудита........................................................................................ 30

3.1 Экономическая информация, ее классификация и структурные единицы 30

3.2 Понятие, состав и содержание информационного обеспечения автома-тизированной системы учета, контроля и аудита.................................... 33

3.3 Система классификации и кодирования учетной информации......... 34

3.4 Внутримашинное информационное обеспечение.............................. 36

3.5 Информационные взаимосвязи задач учета, контроля и аудита в усло-виях функционирования автоматизированной обработки информации........ 37

3.6 Информационный язык показателей учета, контроля и аудита....... 41

Заключение................................................................................................ 43

Список рекомендуемой литературы......................................................... 44

Введение

Дисциплина “Автоматизация систем учета, контроля и анализа” предусматривает наличие знаний по фундаментальным дисциплинам: теория бухгалтерского учета; бухгалтерский учет в отраслях народного хозяйства; аудит; контроль и ревизия; анализ хозяйственной деятельности.

Во время изучения дисциплины студенты-магистры познакомятся с такими важными вопросами работы бухгалтеров и аудиторов, как формы автоматизированного бухгалтерского учета, организационные основы построения автоматизированных систем учета, контроля и аудита, методологические основы и организация бухгалтерского учета, контроля и аудита в условиях автоматизированной обработки информации, концепции построения автоматизированных рабочих мест бухгалтера, организация финансового учета в условиях функционирования автоматизированной системы учета, моделирование учетного процесса с использованием персональных компьютеров, моделирование хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, понятие, состав и содержание информационного обеспечения автоматизированной системы учета, контроля и аудита, организация комплекса сбора и документирования первичного учета, средства формирования исходной информации.

Наибольшее внимание при изложении уделено таким важным аспектам, как методические вопросы создания распределенных баз данных, организация создания распределенных баз данных для бухгалтерского учета, контроля и аудита, характеристика технологических процессов обработки учетной информации. Во время изучения курса студенты рассмотрят виды обеспечения и технологию решения таких задач, как учет, контроль, аудит основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции, ее отгрузки и реализации, затрат на производство; автоматизированная обработка информации сводного учета и составление отчетности. В курсе также рассматриваются методологические основы проведения аудита с использованием специального программного обеспечения.

Выучив дисциплину “Автоматизация систем учета, контроля и аудита”, студент должен знать и уметь на практике применять свои знания по предмету.

Тема 1 Учет и аудит в системе управления предприятием

1.1 Бухгалтерский учет и аудит в условиях автоматизированной обработки информации

В настоящее время на Украине складывается новая экономическая система, основанная на рыночных отношениях. Качественные изменения претерпевают все рычаги управления, в том числе учет, контроль и аудит.

Одно из ведущих мест в управлении предприятием занимает современный бухгалтер. Он не только отвечает за ведение бухгалтерских счетов, но и осуществляет большую работу по планированию, контролю, оценке и обзору хозяйственной деятельности предприятия, по аудированию и разработке управленческих решений.

Для совершенствования управления предприятием необходимо использовать новые методы управления и современные технические средства построения различных информационных систем. И, прежде всего, необходимо провести коренную реконструкцию технической и информационной базы на основе внедрения автоматизированной системы учета, контроля и аудита, в состав которой входили бы автоматизированные рабочие места бухгалтеров (APMБ).

В связи с новыми условиями в управлении меняется роль бухгалтерского учета и существенным корректировкам подвергается методологический и методические аспекты его организации.

В условиях автоматизированной обработки информации бухгалтерский учет и бухгалтерская информация используются гораздо шире, чем при ручной обработке данных. Можно выделить три основные категории пользователей автоматизированной системы учета:

а) руководители, которые несут полную ответственность за управ-ление предприятием, управление структурными подразделениями, а также отвечают за достижение поставленных целей;

б) пользователи с прямым финансовым интересом, т.е. лица, заинте-ресованные в стабильном финансовым состоянии предприятия (инвесторы, кредиторы);

в) пользователи с косвенным финансовым интересом (государст-венная налоговая администрация, фондовые биржи, правительственные организации, работники предприятия, покупатели выпускаемой продукции и др.).

Также меняется и целевое назначение бухгалтерского учета. Уменьшается его значение как наиболее организационной части информационной системы, функционирующей на качественно новом техническом уровне. Во все большей степени бухгалтерский учет должен становится составной частью управляющей системы предприятия. Но процесс изменения развивается очень медленно и явно отстает от темпов совершенствования технического оснащения учета. В результате, несмотря на рост объема учетной информации, вызванный увеличением ее источников и потребителей, несмотря на возрастание материальных и трудовых затрат на ведение учета, связанное с внедрением ЭВМ, потребительская стоимость бухгалтерской информации, по существу, остается без изменений.

Одна из основных причин такого положения дел состоит в том, что отсутствует новый, соответствующий современным требованиям теории и практики управления, подход к бухгалтерскому учету и аудиту, а их роль в управлении предприятием всячески принижается. Существующие способы и формы получения и предоставления бухгалтерской информации, в основном, ориентированы на использование ее только бухгалтерией предприятия. Существующая форма подачи бухгалтерской информации оказалась неудобной для использования руководителями предприятий в управленческих целях, поскольку, во-первых, эта информация формировалась не по мере возникновения потребности, а на четко определенную дату, причем с периодичностью не менее месяца. Во-вторых, эта информация выдавалась в форме отчетов и собиралась в специальных бухгалтерских регистрах, из которых неспециалисту очень трудно было выбрать необходимые показатели.

В экономической литературе в системе технико-экономических показателей, используемых при управлении предприятием, учетная информация подразделялась на три вида и отличалась разной степенью обобщения. К первой группе относился оперативно-технический учет, ко второй группе – бухгалтерский учет и к третьей группе – статистический учет. Это приводило к разным подходам в организации ведения учета и нередко вызывало искажение информации. В настоящее время все три вида учета претерпевают довольно существенные изменения; наблюдается их взаимопроникновение и слияние. Стиранию граней между ними также способствуют новые экономические условия и использование в организации их ведения современных средств вычислительной техники.

Введение в практику автоматизированных интегрированных систем учета, контроля, аудита и распределенных систем обработки данных позволяет комплексно решать задачи не только по учету, но и по контролю, анализу и аудиту. С помощью таких систем можно осуществлять оценку фактического состояния предприятия, а также прогнозировать и моделировать управленческие решения.

Современная автоматизированная система учета, контроля и аудита строится на основе новейших средств вычислительной техники и должна обеспечивать:

– полное и своевременное удовлетворение информационных пот-ребностей пользователей;

– выполнение контрольных и аудиторских задач с целью получения необходимой информации об имеющихся отклонениях;

– получение компьютерных управленческих решений;

– осуществление анализа и прогнозирования хозяйственно-финан-совой деятельности предприятия.

В условиях рыночной экономики бухгалтерский учет самым тесным образом переплетен с внутрихозяйственным аудитом. Основные задачи внутрихозяйственного аудита при применении автоматизированной системы учета следующие:

– анализ правомочности применения на предприятии конкретных форм и методов учета;

– анализ правомерности фиксация первичных хозяйственных операций и проверка их подтверждений соответствующими данными документов;

– исследование учетных данных на предмет полноты их отражения;

– контроль несанкционированного доступа к учетной информации;

– контроль правильности и своевременности произведенных расчетов;

– контроль полноты и своевременности формирования отчетной информации;

– контроль правильности формирования бухгалтерских проводок и формирования учетных регистров;

– исследование и прогнозирование финансово-хозяйственного состояния предприятия;

– формирование управленческих решений. Автоматизация управленческих функций основывается на наиболее рациональном перераспределении нагрузки между человеком и ЭВМ, когда компьютер выполняет многовариантные расчеты и выдает рекомендации по принятию решения, а человек делает окончательный вывод и выбирает конкретное решение.

1.2 Формы автоматизированного бухгалтерского учета

Развитие форм бухгалтерского учета – длительный исторический процесс, происходивший в двух направлениях: совершенствование со-держания и сущности и совершенствование форм учета. Выбор формы является одним из основных моментов в бухгалтерском учете.

В условиях применения ЭВМ определяющими факторами для задания формы бухгалтерского учета являются не столько структура регистров, их вид и способ получения, сколько методики обработки учетной информации на всем протяжении технологического процесса – от ввода первичных данных до получения той информации, которая необходима для отчетности и принятия управленческих решений.

В условиях применения вычислительной техники наиболее распространены таблично-перфоркарточная, таблично-автоматизи-рованная и диалоговая формы учета.

Автоматическое составление машинограмм аналитического и синтетического учета по исходным данным, зафиксированным на машинных носителях, предопределяет принципиально новый подход к приемам ведения учета, системе построения машинограмм, сочетанию в них аналитических и синтетических данных и др.

Впервые новый подход к организации бухгалтерского учета при комплексной его механизации был разработан в условиях применения перфорационных вычислительных машин; эта форма бухгалтерского учета получила название таблично-перфокарточной.

В основу комплексной механизации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме положен принцип непрерывности обработки учетной информации на вычислительных установках при полной механизации всех учетных работ. При этом происходило перераспределение работ, и значительная часть операций учетного процесса выполнялась персоналом вычислительной установки.

Существенная особенность данной формы учета заключалась в том, что в ней сочеталось использование двух видов нанесенной на перфокарты информации – переменной (разовой) и постоянной (нормативно-справочной). Переменная информация содержала данные о хозяйственных операциях и отражала исходные показатели, полученные из первичных документов.

Постоянная информация содержала нормативные и расценочные показатели, что позволяло существенно сократить содержание первичных документов за счет исключения из них справочных данных, а также уменьшить объем учетной работы.

Документы о хозяйственных операциях, оформленные в пачки, проверенные и принятые для обработки, регистрировались в специальном журнале приема документов и регистрации контрольных чисел, который служил для контроля за сохранностью этих документов и для проверки полноты записей в табуляграммах.

Зарегистрированные документы передавались на перфоратор для набивки перфокарт. Подготовленные перфокарты направлялись на вычислительные машины, где производилась их группировка. С их помощью осуществлялась систематизация сведений о хозяйственных операциях по счетам синтетического и аналитического учета.

Регистрами синтетического и аналитического учета являлись табуляграммы дебетовых и кредитовых оборотов, составляемые по каждому синтетическому счету.

В аналитических табуляграммах приводились данные первичных документов, систематизированные в разрезе аналитических счетов каждого корреспондирующего счета.

По итогам табуляграмм синтетического учета составлялся оборотный баланс с расшифровкой субсчетов по каждому синтетическому счету. Эти сведения были предназначены для заполнения баланса и отчетности.

Основными приемами механизации учета при таблично-перфорационной форме являются:

– создание удобочитаемых (бумажных) документов;

– использование единой номенклатуры кодов синтетических счетов и объектов их аналитического учета, позволяющей организовывать автоматическую взаимосвязь аналитического и синтетического учета;

– использование в первичных документах, предназначенных для регистрации информации в натуральном и стоимостном выражении, кода корреспондирующего счета и объектов его аналитического учета, позволяющего автоматически создавать полную бухгалтерскую запись;

– организация поточной технологии обработки учетной информации;

– использование табуляграмм вместо ручных регистров аналитического и синтетического учета;

– организация автоматической взаимосвязи регистров аналитического и синтетического учета;

– создание по всем первичным данным бухгалтерского учета, зафиксированным на машинных носителях, контрольных табуляграмм и журналов контрольных чисел для проверки машинограмм аналитического и синтетического учета и для организации автоматической взаимосвязи выходных документов синтетического и аналитического учета.

При таблично-автоматизированной форме бухгалтерского учета на предприятии организуется самостоятельное подразделение (АСУП), где используются универсальные электронные вычислительные машины общего назначения с набором периферийной техники.

К основным чертам таблично-автоматизированной формы бухгалтерского учета относятся:

– широкое использование технических средств для организации комплексной автоматизированной системы обработки учетной информации;

– применение универсальной документации и машиночитаемых носителей информации;

– применение системы кодов учетной информации, позволяющей получать на ЭВМ все необходимые бухгалтерские регистры;

– соблюдение принципа двойной записи при применении одного комплекта носителей информации и программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов;

– автоматизация логических операций по ведению учета;

– наличие системы регистров-машинограмм; установка определенной последовательности их изготовления и способов записи и хранения информации; возможность использования запросного режима по отдельным хозяйственным и расчетным операциям;

– организация системы контроля и исправления ошибок, выявляемых при проверке информации;

– длительное сохранение первичной информации, машиночитаемых носителей и машинограмм-регистров.

При таблично-автоматизированной форме бухгалтерского учета обработка и ведение информационной базы должны производиться непосредственно на ЭВМ. Для этого необходимо автоматизировать процессы сбора первичной информации, ее регистрации и передачи по каналам связи на центральную ЭВМ (вычислительный центр). Полностью должны быть автоматизированы такие операции, как обработка и сортировка информации, печать машинограмм.

В условиях таблично-автоматизированной формы учета первичные данные помимо обычных носителей, могут сразу фиксироваться на машиночитаемых носителях, что позволяет автоматизировать сбор первичной информация. На машинных носителях ЭВМ хранится текущая, нормативно-справочная и выходная информация. Поскольку нормативно-справочная информация подлежит многократному использованию, она заносится в специальные базы данных. В зависимости от использования технических средств и носителей информации существует два способа ведения учетной информации: непосредственный и с использованием периферийной техники.

Одним из важнейших принципов таблично-автоматизированной формы учета является использование запросного режима с целью получения сведений по соответствующим позициям бухгалтерского учета. Для этой цели бухгалтер заполняет стандартный документ, в котором указывается вид запроса. После его ввода в ЭВМ необходимая информация либо выдается на печатающее устройство в табличной форме, либо выводится на терминал.

Основными достоинствами таблично-автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:

– применение периферийной техники на местах возникновения информации;

– применение переменной и постоянной информации;

– автоматизация ведения и выдачи ведомостей;

– автоматизация контроля и расчета информации;

– использование информации, создаваемой в других подсистемах АСУП;

– комплексность автоматизации бухгалтерского учета;

– быстродействие выполняемых учетных работ, регламентное формирование и получение информации;

– незначительный процент подготовки и получения входной информации.

– Основными недостатками данной формы учета являются:

– оторванность вычислительной техники и вычислительных ресурсов от бухгалтерского аппарата;

– сложность оперативного взаимодействия всех служб по принятию управленческих решений;

– высокая стоимость вычислительных носителей и большие затраты по их использованию.

Современные технические средства, применяемые для автоматизированного бухгалтерского учета, позволяют по-новому подойти к формированию учетной информации, снизить трудоемкость ее обработки, повысить оперативность доступа бухгалтерского аппарата к обрабатываемой информации.

Применение в учетном процессе диалоговых режимов обобщения и выдачи учетной информации является одним из принципиальных свойств новых систем бухгалтерского учета. Поэтому здесь вполне уместно название – диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета.

Диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета характеризуется полной автоматизацией обработки и систематизации учетной информации. При этом любые данные могут отражаться в учете сразу же после их ввода в информационную базу данных.

Систематизация в обобщение учетных и аналитических данных, содержащихся в информационной базе, осуществляется автоматически и отражается в выходных данных учета, контроля и аудита. Обобщение данных в синтетическом и аналитическом учете осуществляется одновременно на основании одной и той же информации.

Диалогово-автоматизированная форма предусматривает автоматизированное выполнение задач бухгалтерского учета, как в регламентном, так и в запросном (интерактивном) режимах. При использовании запросного режима повышается оперативность учета, контроля и анализа, появляется возможность получения необходимых справочных и аналитических данных на протяжении отчетного периода, а не только по его окончании. При этом объем регламентно-выдаваемой пользователям информации значительно сокращается и ограничивается только данными, необходимыми и достаточными для выполнения конкретных управленческих работ. Дополнительные данные можно получить по запросу. При желании можно проверить правильность расчетов, получить расшифровки каждого результата показателя с указанием всей входной информации и порядка проведенных в машине расчетов.

При диалогово-автоматизированной форме бухгалтерского учета выдача информации пользователям предусматривается не только в виде печатных документов, но и на экран дисплея. В значительной степени автоматизируется контроль ведения учета, что способствует повышению достоверности и правильности учетных данных. На бухгалтерский аппарат при этом возлагается обязанность контролировать выполнение указанных работ. Бухгалтера при необходимости могут проверить показатели, отраженные в выходных учетных документах. При контроле и аудите бухгалтерского учета обеспечивается связь между данными аналитического и синтетического учета и первичной оправдательной документацией.

Диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета позволяет обеспечить ограниченный доступ, как к первичной, так и систематизированной информации путем ведения паролей секретности, проверки полномочий на доступ к информации, обнаружения и недопущения несанкционированного доступа к информации, хранящейся на машинных носителях.

На основе вышеизложенного можно сделать вывод, что диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета имеет следующие характерные особенности:

– автоматизированная фиксация всей учетной информации на машинных носителях;

– автоматизация документирования;

– систематизация обобщения и отображения данных бухгалтерского учета;

– выполнение задач бухгалтерского учета, как в диалоговом режиме, так и при необходимости – в регламентном режиме;

– отображение выходных данных не только в виде печатных документов, но и в виде видеограмм на экране дисплея;

– обеспечение по запросу пользователя расшифровки любого полученного показателя с указанием порядка проведенных расчетов и всей исходной информации;

– автоматизированный контроль выходной информации;

– обеспечение сохранности, обнаружение и недопущение несанкционированного доступа к учетной информации, хранимой на машинных носителях;

– наличие средств, позволяющих обобщить и отобразить хранящуюся в памяти машины учетную информацию в виде, не предусмотренном формой бухгалтерского учета;

– возможность моделирования на основе учетных данных в процессе анализа хозяйственных операций;

– организация оперативного управления финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами предприятия;

– осуществление анализа данных по мере их ввода. В настоящее время диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета получает все большее внедрение на предприятиях, а в дальнейшем она станет одной из главных форм бухгалтерского учета.

1.3 Организационные основы построения автоматизированных систем учета, контроля и аудита

В современных условиях хозяйствования теория организации имеет огромное значение для совершенствования учета и управления. Более полное использование достижений этой теории позволяет создать вполне самостоятельную дисциплину о конкретных функциях и задачах бухгалтерского учета и тем самым дальше развить их организационные аспекты.

На фоне организационных принципов становятся более наглядными те недостатки в организации учета, на которые в общей массе проблем раньше не обращалось достаточного внимания. Только при глубоком организационном подходе удается вскрыть консерватизм и негибкость аппарата бухгалтерии, нечеткое распределение и выполнение обязанностей, дублирование в работе, отсталый уровень организации труда бухгалтеров на предприятиях.

Именно организационный принцип позволяет выявить пути совершенствования учета в масштабе всей страны.

В предыдущие годы учет, так же как и другие функции управления, имел тенденцию к централизации. Первый этап централизации учетно-вычислительных работ начался одновременно с созданием на предприятиях машиносчетных бюро и станций, когда в одном центре сосредоточили выполнение всех счетно-технических функций, прежде разбросанных по подразделениям и отдельным исполнителям.

Высшей стадией централизации стала организация кустовых вычислительных центров, осуществлявших обработку данных не одного, а нескольких предприятий. Каждой степени централизации соответствует определенная техническая база (средства вычислительной и организационной техники). Именно она является решающим и направляющим моментом процесса централизации. Однако было бы ошибкой утверждать, что применение современных вычислительных машин приводит только к централизации учета. Понятия, «централизация» и «децентрализация» – не взаимоисключающие, поскольку реально не может существовать ни полностью централизованная система, ни полностью децентрализованная система. Наиболее эффективной формой применения вычислительной техники явилось внедрение в практику учета распределенной системы обработки данных (РСОД).

Применение вычислительных машин также привело к радикальным изменениям в организационной структуре предприятия и повлияло на процесс принятия решений руководством. Многие виды работ на уровне среднего руководства были объединены друг с другом или вообще исключены, претерпели изменения модели принятия решений, как правило, в сторону централизации. Применение вычислительных машин дало большой эффект в принятии однообразных и типовых управленческих решений на основе уже имеющейся информации учета, но не повлияло на такие области принятия решения, как определение задачи, установление цели, внедрение решений, оценка результатов, которые требуют от руководства большой творческой работы.

Таким образом, применения вычислительной техники освободило руководителей среднего уровня от необходимости принятия однообразных решений и ведения бумажной работы, дало им время для того, чтобы сосредоточиться на творческих задачах. Их работа стала похожей на работу высшего руководства. Применение вычислительной техники привело к централизации организационной структуры и процесса принятия решения. При децентрализованном размещении и использовании вычислительных ресурсов существует две основные формы эксплуатации электронно-вычислительных комплексов:

– в условиях специализированного вычислительного центра, где их эксплуатация осуществляется работниками вычислительного центра;

– в условиях установки вычислительных машин в экономических и других подразделениях предприятия, где их эксплуатация производится работниками этих подразделений.

Появление ЭВМ нового типа, требования настоящего времени, обусловили переход к обработке учетной информации с ее децентрализацией, обеспечивающей управление подразделениями на местах. На уровне вычислительных средств сочетание централизации и децентрализации обеспечивается ведением реального учетного процесса, при этом он распределен по рабочим местам на территории предприятия и осуществляется в конкретных организационно-технических условиях, что позволяет руководителям высшего звена своевременно контролировать деятельность отдельных подразделений, а руководителям подразделений подводить итоги и вовремя принимать необходимые управленческие решения.

Тема 2 Методология учета в условиях автоматизированной обработки информации

2.1 Методологические основы и организация бухгалтерского учета, контроля и аудита в условиях автоматизированной обработки информации

Современный уровень развития экономики характеризуется компьютеризацией всех сфер народного хозяйства, применением автоматизированных систем управления, электронно-вычислительных машин и автоматизированных рабочих мест бухгалтера (АРМБ), что позволяет решать принципиально новые задачи учета, анализа, контроля и управления.

Но, несмотря на то, что задачи учета решаются с помощью ЭВМ, производительность труда учетных работников и работников аппарата управления все еще остается низкой. Больший эффект от применения ЭВМ в бухгалтерском учете можно достичь путем совершенствования методологии и организации самого процесса учета, повышения его контрольных свойств, а также за счет более полного удовлетворения потребностей управления в необходимой информации. В настоящее время автоматизация бухгалтерского учета в основном развивается по пути рационализации существующей технологии обработки учетной информации и снижении ее трудоемкости, однако, возможности такой автоматизации весьма ограничены. Это объясняется тем, что существующая методология и организация учета формировались для ведения учета вручную.

Таким образом, наблюдается определенное противоречие между мощностью применяемых ЭВМ и самой практикой учета. ЭВМ облегчают труд бухгалтера, но ничего не вносят в его содержание, ибо для этого необходимо повышение роли учета в управлении, изменение и дальнейшее развитие методологии учета, совершенствование его организации с тем, чтобы максимально соответствовать потребностям управления.

При автоматизированной обработке учетной информации должны использоваться следующие принципы бухгалтерского учета.

1. Измерение . Данный принцип отображает возможность регистра-ции информации, которая может быть представлена в денежном выражении. Денежная оценка является общепринятой мерой измерения, посредством которой неоднородные факты по предприятию выражаются в виде чисел.

2. Непрерывность . По этому принципу экономической единицей считается предприятие, функционирующее в течение неопределенного времени. Непрерывность функционирования предприятия предполагает, что в момент реализации товаров бухгалтерский учет признает их стоимость, подтвержденную продажной ценой. При ликвидации предприятия его ресурсы оцениваются по ликвидационной стоимости.

3. Учет по стоимости . Данный принцип предполагает, что активы предприятия вносятся в учетные регистры по цене, оплаченной за их приобретение, т.е. по их стоимости. Такая оценка является объективной, так как базируется на документах и, что особенно важно, соответствующая сумма денег действительно была выплачена за предмет оценки. Данный принцип позволяет отражать реальные финансовые результаты. Факты хозяйственной деятельности в учете должны быть зарегистрированы по той оценке, в рамках которой они реально произошли. В данном случае имущество оценивается по той цене, по которой оно было действительно приобретено. Поскольку концепции учета по стоимости не допускают произвольных оценок текущей стоимости активов, то пользователи бухгалтерских данных могут объективно определять собственную оценку текущей стоимости.

4. Двойственность учета . Все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны быть отражены дважды в одинаковой сумме – по дебету одного счета и по кредиту другого счета. Данный принцип вытекает из следующего правила: актив всегда равен пассиву. Под пассивом в данном случае понимаются все источники – как собственные средства, так и привлеченные. На основе бухгалтерского учета и двойной записи формируется баланс предприятия.

5. Обособленность предприятия . Данный принцип предполагает, что предприятие должно быть самостоятельно по отношению к своим собственникам.

6. Учетный период . Этот принцип предполагает установление четкого учетного периода. При предоставлении отчетности вышестоящим организациям учетный период обычно определяется сроком в один год. На Украине принято считать, что отчетный или финансовый год соответствует календарному году.

7. Консерватизм (осторожность). Принцип предполагает, что доходы, потенциально сформированные в данном отчетном периоде, должны быть показаны лишь в том отчетном периоде, в котором будут реализоваться. Расходы, потенциально сформированные в данном отчетном периоде, не относятся на будущие отчетные периоды, а должны быть показаны в данном отчетном периоде.

8. Реализация . Если согласно принципу консерватизма определяется отчетный период, в котором должен быть признан доход предприятия, то по принципу реализации указывается сумма дохода, которая должна быть признана от данной продажи.

9. Последовательность . Использование данного принципа предполагает, что, выбрав однажды конкретный метод учета, предприятие обязано во всех последующих событиях аналогичного характера его использовать до тех пор, пока не возникнут веские причины для его изменения.

10.Соответствие . По данному принципу доходы данного отчетного периода должны быть соотнесены с расходами, благодаря которым были получены данные доходы.

В условиях функционирования автоматизированных рабочих мест учетных работников новые технические средства автоматизации и организационные формы их эксплуатации предопределяют необходимость пересмотра методологических аспектов автоматизации бухгалтерского учета, сложившихся в период применения универсальных ЭВМ общего назначения.

В общесистемном плане методологические аспекты автоматизированного бухгалтерского учета должны затрагивать следующие вопросы:

– автоматизированное формирование управленческих решений;

– автоматизированное формирование первичной учетной информации;

– на бумаге и на машинном носителе;

– автоматизированное ведение аналитического и синтетического учета;

– автоматизированное ведение сводного учета, составление периодической и годовой отчетности;

– автоматизацию информационно-справочного обеспечения и контрольно-аналитических функций бухгалтерского аппарата;

– автоматизированную передачу выходной информации системы автоматизированного бухгалтерского учета, отражающей результаты хозяйственной деятельности предприятия и организации, с целью ее использования в управлении.

Основные методологические принципы автоматизации бухгалтерского учета на базе АРМ бухгалтера призваны обеспечить единый подход к разработке отдельных элементов системы и их единое функционирование. К основным методологическим принципам относятся:

– децентрализованная организация эксплуатации средств автоматизации на местах возникновения учетной информации, т.е. непосредственно в бухгалтериях и других службах, где возникает и используется первичная учетная информация о хозяйственных операциях, подлежащих отражению в бухгалтерском учете;

– использование функционального содержания диалогово-автома-тизированной формы бухгалтерского учета, директивных указаний по вопросам его организации и методологии, обеспечивающих единую методологическую основу его ведения;

– автоматизация составления документов первичного учета на бумажных и магнитных носителях на участках и службах с большим объемом хозяйственных операций, а также передача этих данных бухгалтеру для автоматизированного ввода и отражения в бухгалтерском учете;

– эксплуатация средств автоматизации обработки учетной информации непосредственно учетными работниками в условиях функционирования АРМ бухгалтера;

– организация структуры внутримашинного информационного фонда задач бухгалтерского учета, адекватной структуре документного хранения данных бухгалтерского учета в учетных регистрах, в виде машинных информационных таблиц, отражающих наборы машинных первичных документов, и наборы машинных документов-регистров бухгалтерского учета;

– формирование управленческой, учетной, контрольной и аудиторской информации в запросном режиме в доступном и удобном виде;

– создание автоматизированных рабочих мест бухгалтера, в которых осуществляется полностью автоматизированный расчет и выдаются предложения по принятию управленческих решений;

– создание информационного языка запросов для отображения показателей учета, контроля и аудита;

– формирование оценки состояния предприятия, постановка ближайших целей, выработка путей их достижения, как без учета резервов, так и с учетом резервов предприятия.

Более подробно перечисленные методологические принципы и концепции будут раскрыты в последующих разделах.

2.2. Концепции построения автоматизированных рабочих мест бухгалтера

В последние 10-15 лет за рубежом получила признание и широкое распространение концепция децентрализованной обработки учетной информации и создания локальных баз данных. На Украине концепция децентрализованной обработки учетной информации нашла свое отражение в широком и массовом создании АРМ бухгалтера (АРМБ).

АРМ бухгалтера является средством автоматизации труда занятого учетом персонала и представляет собой функциональную специализи-рованную человеко-машинную систем, включающую программно-технический комплекс, информационное и дополнительное инструктивно-методическое и организационно-технологическое обеспечение. Она предназначена для автоматизированного выполнения операций конкрет-ной стадии учетного процесса. При этом сохраняется распределение обязанностей между персоналом бухгалтерии по функциональному признаку. На базе применения ресурсов АРМБ наблюдается существенное повышение производительности труда учетных работников. АРМБ – является структурной составляющей автоматизированных систем управления, персональным средством учетного работника для планирования, управления, обработки данных, подготовки и принятия решений. Это элемент системы автоматизации бухгалтерского учета, все комплексы задач которой должны быть согласованы между собой

Основная концепция построения АРМ бухгалтера заключается в децентрализованной автоматизированной обработке информации непосредственно на рабочем месте учетного работника с использованием персональных баз данных, баз знаний и целей, а также в формировании локальных и глобальных сетей АРМ на базе персональных ЭВМ и интеллектуальных терминалов, т.е. в создании РСОД.

Ежедневно, используя такую программно-техническую систему и продолжая осуществлять свои традиционные методологические, информационные и контрольно-аналитические функции, бухгалтер интегрируется в человеко-машинной системе обработки данных бухгалтерского учета как оператор, выступая в новом для себя качестве бухгалтера-оператора.

В качестве новой технологии автоматизации бухгалтерского учета целесообразно использовать универсальный режим работы, поскольку РСОД может реализовать как децентрализованную обработку информации, характерную для отдельной вычислительной машины, так и централизованную обработку информации, когда многочисленные ПЭВМ, решая свои задачи, работают параллельно, а при необходимости производят обмен информацией. Такой режим соответствует специфике учетной работы, когда каждый бухгалтер на своей вычислительной машине выполняет все учетные операции своего участка и направляет результаты по коммуникационным каналам в соответствующие инстанции.

РСОД обладает следующими характерными особенностями:

1) взаимодействием всех рабочих мест данной системы;

2) поэтапным нормированием мощности системы;

3) снижением и гибкостью расходов на содержание всей системы;

4) использованием наряду с традиционными первичными документами технических носителей, на которые информация наносятся автоматически с помощью регистров, установленных в местах выполнения хозяйственных операций;

5) отсутствием традиционного обособленного этапа подготовки данных на техническом носителе, т.е. совмещение операций ввода данных первичных документов с автоматизированными операциями контроля, систематизации, обобщения данных и размещение в информационном фонде РСОД, а также совмещение с операциями первичных расчетов данных;

6) ускорением обработки учетной информации, получением качественных данных за счет максимального приспособления средств обработки и обеспечения принятия решений к объектам оперативного управления (малым предприятиям, кооперативам, цехам, участкам, отделам и т.д.);

7) возрастанием информационности системы за счет увеличения количества данных и повышения их достоверности и своевременности;

8) оперативностью получения и обработки информация длительного хранения (за несколько предыдущих лет);

9) уменьшением объемов документооборота;

10) коллективным использованием документов на основе ПЭВМ, объединенных коммуникативными средствами;

11) автоматизацией всего цикла операций по вводу, контролю, бухгалтерской обработке, систематизации и обобщению первичных учетных данных, а также автоматизацией операций вывода на печать и формирования других контрольно-справочных документов;

12) непосредственным вводом с клавиатуры АРМ учетного работника данных первичных документов и одновременным их отражением на экране дисплея;

13) интерактивным (диалоговым) режимом взаимоотношения персонала АРМ учетного работника с ресурсами РСОД;

14) непосредственным участием исполнителей в процессах управления и повышением их ответственности;

15) диалоговым и запросно-ответным режимами информационного обслуживания учетного работника данными, необходимыми для выполнения возложенных на него контрольно-аналитических, организационных и информационных функций;

16) перестройкой форм и способов предоставления информации в процессе решения задачи;

17) получением накопительных данных по любой требуемой структуре.

Создание АРМБ должно основываться на принципах персонификации вычислений и самообучения учетных работников, автоматизации профессиональных знаний, автоматизации новых функций, безбумажной технологии, рациональном сочетании распределенной, децентрализованной и централизованной обработки учетной информации, а также должно осуществляться с учетом модульности, системности и эргономичности.

Безбумажная технология функционирования систем позволяет использовать АРМБ для решения оперативных вопросов в реальном масштабе времени.

Принцип модульности допускает сопряжение АРМБ с другими элементами информационной системы предприятия, а также встраивание его в другие действующие системы с минимальными затратами и без прерывания функционирования.

Принцип эргономичности требует создания АРМБ, обеспечивающих комфортные условия труда. В настоящее время в соответствии с основными функциями учетных работников на предприятиях разрабатываются три категории АРМБ (АРМ бухгалтера I, II и ІІІ категории), использующие разные ПЭВМ с соответствующими техническими характеристиками.

При автоматизированном решении учетных задач управленческий персонал, в основном, выполняет работы, непосредственно связанные с осуществлением методологических, контрольных и аналитических функций, составлением в установленном порядке бухгалтерской отчетности, а также со сбором, регистрацией, подготовкой на машинном носителе первичной информации с использованием ПЭВМ, передачей подготовленной на машинном носителе информации системе обработки данных.

При этом соответствующие управленческие службы (бухгалтерия, цеха, отделы) несут полную ответственность за подготовку и передачу соответствующей информации, оформленной в виде документов или на машинных носителях, а бухгалтерия, кроме того, несет общую ответственность за организацию и ведение бухгалтерского учета на предприятии.

В процессе автоматизированного решения учетных, контрольных и аналитических задач устанавливается следующее взаимодействие между бухгалтерией, цехами, отделами и системой обработки данных.

Работники учета и лица, участвующие в автоматизированном решении задач учета, выписывают на ПЭВМ первичные документы, данные в которые заносятся по определенной цепочке. Одновременно с выпиской первичных документов производится дублирование информации на машинном носителе. В соответствии с установленным на предприятии порядком, работники учета передают в систему обработки данных подлежащую обработке информацию, нанесенную на машинный носитель, а также дополнительные данные, позволяющие контролировать ее правильность.

В системе формирования данных по мере получения информации производится необходимая обработка, включая создание и контроль информационных данных на центральной ЭВМ, выдачу диагностических сообщений об обнаруженных ошибках и загрузку данных в информационную базу для дальнейшего использования при решении учетных, аналитических, контрольных и аудиторских задач.

Реальные учетные, контрольные и аналитические процессы распределены по территории предприятия по конкретным рабочим местам и осуществляются в конкретных организационно технических условиях. Поэтому для формирования структуры АРМ особенно важен тщательный анализ рабочих мест. В результате анализа учетного, контрольного и аналитического процессов составляется схема рабочих мест, отражающая их взаимодействие при осуществлении учетных, контрольных и аналитических функций. В эту схему должны входить рабочие места всех работников, функциональные обязанности которых хоть в какой-либо мере связаны с учетом, контролем или аудитом. Сюда относятся не только лица, осуществляющие документирование, систематизацию, обобщение данных, выполняющие контрольные или аналитические функции, но и технический персонал.

Описанные в схеме рабочие места должны рассматриваться в качестве потенциальных для создания различных АРМ. Хотя значительная часть выделенных работников организационно не связана с бухгалтерией, они все же обязаны выполнять все указания главного бухгалтера предприятия по организации и ведении учета. Поэтому организационная подчиненность отнюдь не ограничивает состав мест, где могут быть установлены АРМ, обеспечивающие автоматизацию учета, контроля и анализа.

В то время как для бухгалтерских работников весь комплекс выполняемых работ связан с учетом, контролем и аудитом, то для остальных лиц связанные с учетом функции не являются основными и занимают лишь часть рабочего времени. Следовательно, организация АРМ для этой категории работников целесообразна лишь в том случае, если этот АРМ будет использоваться и для выполнения их основных функций. Следовательно, автоматизация рабочих мест работников структурных подразделений, осуществляющих документирование хозяйственных операций, в большинстве случаев целесообразна лишь при условии комплексной автоматизации всех учетных, контрольных и аналитических функций.

РСОД в условиях функционирования АРМ бухгалтера строится на основе выделения следующих трех уровней управления:

– высшего (на основе АРМ бухгалтера III категории), на котором осуществляется управление бухгалтерским учетом в целом;

– среднего (на основе АРМ бухгалтера II категории), на котором осуществляется управление на уровне участков учета;

– низшего (на основе АРМ бухгалтера I категории), на котором осуществляется непосредственное управление деятельностью цеха, участка, бригады, склада, кладовой, отдела и т.д.

Эти три уровня системы управления охватывают всю совокупность проблем по учету, контролю, аудиту и анализу хозяйственной деятельности.

АРМБ I категории предназначено для формирования и подготовки первичной информации непосредственно на местах ее возникновения (в цехах, складах и т.д.), а также для решения необходимых учетных задач.

Первичные данные регистрируются непосредственно на рабочем месте их возникновения и передаются по определенной цепочке. В процессе решения задач по месту их возникновения выявляются отклонения, их причины и виновники, сведения о которых важны для оперативного руководства процессом производства на уровне участков, цехов, отделов и других производственных единиц. АРМБ I категории позволяет организовать систематическое своевременное оформление изменений норм и внесение их в нормативно-справочную информацию.

На АРМБ II категории производится контроль прохождения первичной информации и решается ряд контрольных и аналитических задач, здесь также осуществляется выявление отклонений от нормальных условий работы по участкам учета.

Вся получаемая на этом этапе информация подвергается логическому контролю на корректность, также осуществляется автоматический контроль за соответствием данных аналитического и синтетического учета.

АРМБ III категории предназначается для анализа работы структурных подразделений и предприятия в целом, для обобщения сводных данных, связанных с решением регламентных задач по составлению оперативной и периодической отчетности, осуществления оперативного контроля по использованию трудовых, материальных и денежных ресурсов, осуществления контроля за выполнением установленных показателей структурных подразделений и соблюдением действующих норм материальных и трудовых затрат, для выявления отрицательных отклонений от действующих систем нормирования и для планирования, управленческого учета, моделирования учетными данными. Данным АРМБ осуществляется решение регламентных задач по составлению оперативной и периодической отчетности, составляется прогноз и проводится контроль за использованием трудовых, материальных и денежных средств.

Автоматизация учета с распределенными базами данных характеризуется следующими основными особенностями:

– сочетанием централизованного и децентрализованного управления средствами;

– выбором оптимальной структуры распределенных баз данных;

– рациональным размещением в этих базах задач и запросов;

– обеспечением достоверности передаваемой и обрабатываемой учетной информации.

РСОД позволяет решать сложные задачи с использованием локальных баз данных и с децентрализованной обработкой информации. Она позволяет создавать информационные системы, которые сочетают достоинства централизации и децентрализации обработки данных.

В условиях автоматизированной обработки учетной информации все управленческие задачи (более 80 %), в основном, решаются с использованием локальных баз данных в каждом структурном подразделении. Задачи обмена информацией и ее структуризации имеют незначительный вес (до 20 %).

В зависимости от выбранной системы обработки данных и степени автоматизации учетного процесса создаются АРМБ с использованием различного рода сетей реального времени (универсальные, специализированные, со статистическим или динамическим распределе-нием ресурсов, с разным типом управления).

Статическое распределение ресурсов предполагает организацию обмена информацией на уровне учетных данных.

Динамическое распределение ресурсов предполагает обмен информацией на уровне данных и программ.

На Украине в настоящее время действуют самые разнообразные варианты сетей АРМБ. В зависимости от способа управления данных сети разделяют на:

а) сети АРМБ с централизованным управлением;

б) сети АРМБ с управлением распределенной базой данных;

в) сети АРМБ с локально-управляемым доступом.

АРМБ с централизованным управлением предполагает взаимосвязь с единой центральной ЭВМ, которая обеспечивает информационный обмен информацией между АРМБ и служит базой данных для накопления и хранения информации.

В сетях с локально-управляемым доступом информационный обмен осуществляется на основе взаимодействия различных АРМБ. Это достигается путем разграничения доступа к информационной базе данных с использованием управляющей программы.

Сеть АРМБ с управлением распределенной базой данной позволяет осуществить взаимосвязь между АРМБ по уровням управления с использованием центрального банка данных. Данная система является наиболее гибкой и отвечает всем параметрам учетного процесса в условиях рыночной экономики.

Распределенная обработка данных с использованием АРМБ, которая позволяет распределить учетный процесс по уровням управления, позволяет:

– осуществить эффективный диалог зa счет персональной интерактивности, локальной памяти на рабочих местах и высокой скорости взаимодействия;

– организовать диалоговое управление учетным процессом в реальном масштабе времени; осуществлять распределенный сбор, обработку и вывод учетных данных для управления непосредственно на местах возникновения информации или на местах обобщения данных;

– сократить нагрузку на главную ЭВМ за счет параллелизма работы АРМБ:

– увязать весь учетный процесс в единый информационный поток;

– осуществить контроль информации на местах ее возникновения; принимать конкретные управленческие решения по отдельным участкам, производствам и т.д.

2.3 Организация финансового учета в условиях

функционирования автоматизированной системы учета

Переход к рыночной экономике вызывает необходимость коренного изменения методов хозяйственного управления и экономической работы предприятия. Подлежит пересмотру организация и методика бухгалтерского учета, осуществляющего одну из важнейших функций управления. Речь идет о создании национальной системы, основанной на международных стандартах.

Положение об организации бухгалтерского учета и отчетности в Украине, утвержденное 3 апреля 1993 г. № 250 Постановлением Кабинета Министров Украины, послужило первым шагом в совершенствовании системы бухгалтерского учета в условиях рыночной экономики, а также в совершенствовании системы квартальной и годовой отчетности. Были намечены пути по совершенствованию отдельных положений и рекомендаций по ведению бухгалтерского учета.

Однако предпринятые шаги к созданию национальной системы бухгалтерского учета очень незначительны и требуют дальнейшего развития и уточнения. Одной из главных задач перехода страны к международному учету является разделение финансового и управленческого (внутрихозяйственного) учета.

В финансовом учете обрабатывается часть учетной информации, отображающая сведения о финансовом положении деятельности предприятия. Данные сведения формируются в документах финансовой отчетности.

Управленческий (внутрихозяйственный) учет отображает все виды бухгалтерских данных, намеченные, обработанные и переданные для дальнейшего внутреннего пользования и решения задач управления. Управленческий учет является продолжением финансового учета и, прежде всего, применяется для отображения внутренних операций предприятия. Его предназначением является обеспечение информацией руководителей предприятия, менеджеров и других работников, ответственных за достижение определенных производственных целей.

На первом этапе финансового учета производится документальное оформление осуществленных на предприятии хозяйственных фактов. Одновременно с вводом первичных данных формируются все бухгалтерские проводки. Бухгалтер имеет возможность и вручную сформировать бухгалтерскую проводку, однако это не только может привести к дополнительным ошибкам, но и занимает много рабочего времени.

Автоматизированное формирование бухгалтерской проводки организуется на основе справочника типовых хозяйственных операций.

На втором этапе финансового учета все бухгалтерские проводки записываются в сводный бухгалтерский регистр, называемый книгой учета хозяйственных операций.

Книга учета хозяйственных операций является обобщенным синтетическим и аналитическим бухгалтерским регистром и представляет собой хронологически упорядоченный список проводок по счетам. В книгу учета заносятся все проводки, соответствующие текущему расчетному периоду. Каждая бухгалтерская запись имеет свой регистрационный номер. В книге учета хозяйственных операций отображаются все бухгалтерские операции, и она служит основным источником для формирования сводных бухгалтерских отчетов. Бухгалтерские записи могут формироваться непосредственно и в книге учета хозяйственных операций, например, проводки закрытия счетов, распределения счетов и т.д. Возможно формирование бухгалтерских записей при пересылке наборов бухгалтерских проводок из других систем.

Для анализа бухгалтерских проводок по определенному счету за выбранный период времени книга учета хозяйственных операций имеет другую форму представления и называется журналом хозяйственных операций по балансовому счету. Для учета забалансовых счетов ведутся специальные журналы хозяйственных операций по каждому отдельному счету. Такая структура учета позволяет накапливать в памяти ЭВМ информацию для синтетического и аналитического учета.

На третьем этапе финансового учета формируются регистры бухгалтерского учета, регистры внутренней и внешней бухгалтерской отчетности. Регистры внутренней бухгалтерской отчетности предназначены для внутреннего потребления и служат для накопления информации о движении средств и их источников на счетах бухгалтерского учета. На основании базы данных бухгалтерских проводок формируются регистры синтетического учете, регистры и отчеты аналитического учета, а также составляются документы специальной отчетности.

К регистрам синтетического учета относятся: оборотно-сальдовый баланс; оборотные ведомости по счетам; главная книга; шахматная ведомость. Данные внутренние учетные регистры предназначены для фактического определения состояния средств на счетах, остатков по счетам, оборотов по счетам, оборотов по корреспондирующим счетам, а также для их анализа и контроля.

К регистрам аналитического учета относятся аналитические ведомости по счетам и оборотно-сальдовая ведомость в аналитическом разрезе.

К специальной внутренней отчетности относятся кассовая книга и книга фактических расходов средств.

Одним из важных вопросов в финансовом учете является формирование и отображение форм внешней бухгалтерской отчетности. К формам внешней бухгалтерской относятся:

– баланс предприятия по форме № 1, отчет о финансовых результатах и их использовании по форме № 2;

– отчет о финансово-имущественном положении предприятия по форме № 3 и другие отчетные документы;

– формы, предоставляемые в статистические органы, вышестоящие организации и т.д.

– На четвертом этапе финансового учета осуществляется закрытие расчетного периода и формирование архива учетных данных. Сведения об остатках и оборотах по счетам бухгалтерского учета по закрываемому периоду переносятся в специальный набор данных для последующего их хранения.

2.4 Моделирование учетного процесса с использованием ЭВМ

Задачи дальнейшего развития и совершенствования хозяйственного управления, широкое использование в управленческом труде ЭВМ обусловили применение в учетных исследованиях методов моделирования. В последние годы теоретическим и практическим проблемам моделирования учетных процессов уделяется все большее внимание. Отдельные модели издавна применяются в бухгалтерском учете, но моделирование не являлось его специфическим методом.

С развитием общей теории систем и кибернетических методов моделирование обрело новую жизнь и открыло перед наукой в целом, в том числе и перед бухгалтерским учетом, новые горизонты.

Моделирование учетных процессов имеет большое значение для дальнейшего совершенствования методологии и организации бухгалтерского учета и для принятия управленческих решений. Цель такого моделирования состоит в установлении между элементами учетного процесса логических и экономических взаимосвязей, необходимых для работы системы автоматизированного управления.

Моделирование позволяет воспроизвести постановку бухгалтерского учета на предприятии в целом и на отдельных его участках в отдельности, проанализировать влияние отдельных факторов, рассмотреть состояние учета в динамике, перестроить его применительно к новым условиям управления. Для этих целей могут быть использованы учетно-экономические, экономико-организационные и экономико-математические модели.

Построение моделей позволяет отобразить трудоемкие процессы, связанные с решением управленческих задач, в логически стройную схему, доступную для детального анализа. В учетном процессе большое значение имеют модели, позволяющие оптимизировать данные, на основании полученных результатов принимать правильные решения, показывать оптимальные учетные процедуры.

В основе содержания учетно-экономических моделей лежит принцип двойной записи, отражающей экономическую сущность тех или иных явлений. Система бухгалтерских записей является отражением, а, следовательно, моделью реального производственного процесса.

Моделирование учетного процесса включает разработку форм документации входной и выходной учетной информации, выявление их состава и реквизитов, а также разработку способов формализованного описания учетной информации, определение источников и потребителей данных бухгалтерского учета, установление объемно-временных связей между задачами учета, контроля и аудита.

Моделирование позволяет выбирать оптимальный вариант решения методических вопросов и проблем бухгалтерского учета, осуществлять его построение на единых принципах. Оно обеспечивает взаимосвязь между отдельными уровнями учета и его составными частями, создает условия для разработки и реализации типовых проектных решений по автоматизации обработки учетной информации.

Вопросам моделирования уделяли внимание многие ученые: Сопко В.В., Чумаченко Н.Г., Палий В.Ф., Ивашкевич В.Б., Гильде Э.К., Романов А.Н., Одинцов Б.Е., Мных Е.В. и др. Однако все еще не создано целостной системы моделирования учетного процесса с применением автоматизированных рабочих мест бухгалтера.

Информационная модель предназначается для отображения процесса формирования и движения показателей, отображения в единой форме данных о деятельности различных по организации и задачам подразделений предприятия, описания (в информационном аспекте) структуры бухгалтерского учета, его функций, процессов управления и особенностей функционирования в условиях автоматизированной обработки учетной информации, а также для совершенствования информационной структуры информационных связей, потоков и т.д.) моделируемой системы.

В результате построения информационно-матричной модели учета затрат на производство может быть определен необходимый состав и ориентировочный объем информационной базы, определены источники и потребители данных учета, установлены информационные связи задач, произведено разграничение учетного процесса, а также выявлены требования к аппаратному обеспечению и организации АРМ бухгалтера.


2.5 Имитационное моделирование хозяйственно-финансовой деятельности предприятия

Главной целью моделирования является приближение теоретических возможностей данных к реальным. С этой целью на практике применяют имитационное моделирование учетного процесса, которое позволяет:

– облегчать труд бухгалтера, уменьшать вероятность совершения ошибок;

– анализировать деятельность структурных подразделений, предприятия в целом в течение как определенного времени, так и по заданному периоду;

– проводить повторения расчетов без реальных экономических последствий;

– формировать данные, максимально адекватные реальной экономической ситуации;

– моделировать случайные и стохастические процессы;

– проигрывать варианты принимаемых решений;

– прогнозировать процессы хозяйственной деятельности;

– рассчитывать оптимальный проект дальнейшей деятельности предприятия;

– формировать данные, которые должны быть фактически отражены в бухгалтерском учете при проведении аудита.

Информационная модель данных бухгалтерского учета позволит проводить анализ возможных результатов работы структурных подразделений и предприятия в целом.

При использовании имитационного моделирования с использованием АРМБ весьма эффективны графические методы отображения информации. Графическое сравнение результатов проигрываемых на имитационной модели вариантов решений позволяет обеспечить требуемую точность и сравнение их эффективности и оптимальность.

На практике для принятия управленческих и ситуационных решений типа: расширять или нет производство, производить или покупать комплектующие изделия, осуществлять или нет модернизацию оборудования, приостановить или продолжать выпуск изделий и т.д. – применяют модели релевантности.

Релевантная модель позволяет смоделировать проектные затраты (доходы), диапазон которых ограничен альтернативными решениями. Бухгалтер имеет возможность легко манипулировать учетными данными и давать предложения по принятию управленческого решения. Если в информационной системе предусмотрена база знаний, то наилучшие решения могут выбираться автоматически и выдаваться в качестве совета бухгалтеру или руководителю предприятия.

Одной из центральных проблем имитационного моделирования учетно-аналитических и аудиторских задач является разработка фундаментальных имитационных моделей, позволяющих моделировать производственно-хозяйственную деятельность предприятия.

При формировании учетно-аналитических и аудиторских моделей используются следующие принципы:

– расчленение моделируемого процесса на комплексы учетно-аналитических и аудиторских задач, имеющих законченную производственно-экономическую нагрузку;

– информационная взаимосвязь между комплексами задач;

– взаимосвязь воедино задач, входящих в состав отдельных комплексов, таким образом, чтобы результаты решения одной задачи служили исходной информацией для решения другой задачи или других задач (возможно, что результаты решения нескольких задач являются исходной информацией для решения одной задачи);

– строгая последовательность решения задач и комплексов задач, замкнутая их конфигурация;

– подчинение частных критериев оптимизаций отдельных учетно-аналитических и аудиторских задач общему критерию оптимальности системы моделей в целом.

Одним из главных вопросов моделирования и прогнозирования является формирование общего критерия оптимальности имитационной модели. Для его выбора существует два подхода:

1) однокритериальный, когда для оптимизации модели используется только один критерий, например, получение максимальной прибыли, минимизация затрат на производство и т.д.;

2) многокритериальный, когда в системе используется несколько критериев, например, максимальное увеличение прибыли при сохранении объема выпускаемой продукции; минимизация издержек производства при запланированном выпуске продукции; безубыточность предприятия и т.д.

В основном в имитационном моделировании используется многокритериальный подход, когда критерии в целом образуют единую моделирующую систему, позволяющую максимально удовлетворить потребности управления хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия.

Разрабатываемые имитационные системы должны быть унифицированы, чтобы иметь возможность использовать одни и те же методы моделирования на различных стадиях и уровнях управления хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также проводить анализ и аудит с целью оценки их эффективности.

Процесс имитационного моделирования учетного процесса, анализа и аудита имеет следующие основные этапы.

1. Создание плана проведения имитационного моделирования, в том числе установление темы моделирования и выявление задач.

2. Формирование модели взаимосвязей задач учета, контроля и. аудита.

3. Формирование необходимого результата на основе информационной базы данных, управляющей программы и модели взаимосвязи задач.

4. Моделирование и конструирование учетных, аналитических, контрольных и аудиторских данных.

5. Принятие управленческих решений по результатам моделирования

Эффективность решения задач учета, контроля и аудита прямо зависит от роста эффективности и качества управляющих воздействий. Имитационное моделирование способствует вскрытию внутренних резервов и их эффективному использованию. Применение имитационных моделей направлено на сокращение управленческих расходов, улучшение организации труда, повышение эффективности работ на разном уровне управления.

Тема 3 Информационное обеспечение автоматизированной системы учета, контроля, анализа и аудита

3.1 Экономическая информация, ее классификация

и структурные единицы

Информационная система учета, контроля, анализа и аудита может функционировать только при наличии экономической информации.

Экономическая информация представляет собой совокупность различных сведений экономического характера, возникающих при подготовке производства, в процессе производственно-хозяйственной деятельности и при управлении этой деятельностью.

Система экономической информации – это совокупность методов генерации, передачи и переработки информации во всех звеньях экономики предприятия.

По уровню возникновения и передачи экономическая информация характеризуется своим объектом и источником. Под объектом информации понимается объект или явление, имеющее реальное воплощение и отличительные черты и существующее фактически или в представлении людей. Например, структурные подразделения, работники и т.д.

Под источником информации понимается такой элемент, который может формировать или вырабатывать входные сообщения для системы, например, должностное лицо, отдел и т.д.

На основе объекта информации формируется экономическая информационная система. Она расчленяется на составные элементы, каждый из которых обладает свойствами системы. Таким образом, в результате последовательного расчленения получается система взаимосвязанных данных для решения экономических задач.

Агрегат данных – это поименованная совокупность двух или более реквизитов, например, дата рождения работника и т.д.

Запись – это поименованная совокупность логически связанных реквизитов, используемых для описания сущностей, например, сведения о предприятии. Совокупность взаимосвязанных типов реквизитов, расположенных в определенной последовательности, образует шаблон соответствующей структуры записи.

Файл – это поименованная совокупность записей для объектов одного типа, например, «Сведения обо всех структурных подразделениях предприятия».

База данных – это поименованная совокупность взаимосвязанных файлов, представленных для одновременного использования многими пользователями или приложениями, например, файлы Материалы, Продукция и т.д.

С точки зрения класса задач экономического управления, экономическая информация классифицируется по различным признакам.

1. По функциям управления информацию подразделяют на дирек-тивную, нормативную, плановую, учетную, статистическую, аналити-ческую, отчетную, справочную и специальную.

Под директивной информацией понимаются данные, содержащиеся в директивных документах; под нормативной информацией – сведения о действующих и проектируемых нормативных показателях; под плановой информацией – данные планов, проектов и прогнозов; под учетной ин-формацией – данные бухгалтерского учета; под аналитической инфор-мацией – данные оперативного учета; под статистической информацией – данные статистического учета; под отчетной информацией – сведения о фактическом состоянии различных сторон производственно-хозяй-ственной деятельности предприятия; под справочной информацией – сообщения, формируемые по запросам пользователей системы; к специальной информации относятся сегменты по задачам, массивы констант и т. д.

2. По месту возникновения информация делится на внутреннюю и внешнюю.

Внутренней называется информация, которая возникает внутри объекта (предприятие, цех, склад и т.д.).

Внутренняя информация подразделяется на информацию о продукции, о производственных процессах и внутренних возмущениях. Информация о продукции характеризует качественные и количественные стороны продукции. Информация о процессах производства и управления, данные о ходе технологического производства, об энергоносителях и т.д. Информация о внутренних возмущениях включает сведения о простоях, отсутствии материальных ценностей и т.д.

Внешняя информация подразделяется на плановую, нормативно-справочную и информацию о внешних возмущениях. К плановой внешней информации относится информация о параметрах объекта управления на будущий период. Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Информация о внешних возмущениях указывает сообщения, характеризующие несвоевременное изменение нормативов, недостаток материальных ценностей на производство продукции и т.д.

3. По стадиям образования информация подразделяется на входную, выходную и промежуточную. Входная формация – это информация, возникающая на первоначальной стадии процесса управления. Она представляет собой совокупность исходных данных, необходимых для решения задач. К исходным данным могут быть отнесены единицы информации, которые на различных уровнях оказывают влияние друг на друга.

Информационную совокупность массива документов некоторой формы, образовавшуюся при их группировке по уровням, называют составной единицей информации. Каждая составная единица информации подразделяется на информационные совокупности более низкого уровня. Наименьшей единицей является реквизит – I-я неделимая единица данных, имеющая определенный смысл.

Каждый реквизит представляет собой совокупность символов (буквенных и цифровых) и имеет свое название, наименование типа реквизита необходимо для отражения его смыслового содержания и для обращения к нему.

В процессе автоматизированной обработки информации реквизиты подразделяются на основания и признаки. Основания характеризуют некоторые свойства сущностей, полученных в результате вычислений или измерений, например, количество изделий, расценка и т.д. Признаки характеризуют качественные свойства сущностей, например, наименование товара, фамилия, имя, отчество работника и т.д.

При обработке информации в машине над основаниями выполняются арифметические операции, а при помощи признаков осуществляется поиск информации, ее выборка, сортировка и т.д.

Основания, и относящиеся к ним признаки образуют показатели. На показателях строятся документы. Под документом следует понимать такую информационную совокупность, которая имеет вполне самостоятельное смысловое значение, характеризуется полным набором реквизитов и показателей и зафиксирована на материальном носителе.

При решении экономических задач на ЭВМ принята следующая иерархия данных в порядке возрастания их логической сложности: все первичные данные и нормативно-справочная информация. К выходной относится информация, полученная как результат решения задач и предназначенная для непосредственного использования в управлении. Промежуточная информация является результатом решения задачи и используется при решении других задач как входная информация.

4. По временному периоду возникновения информация подразде-ляется на оперативную и текущую. Оперативная информация – это информация с нерегламентным периодом поступления в систему. Текущая информация – это информация, поступающая согласно установленного регламента.

5. По объективности отражения информация делится на достоверную, недостоверную, точную и неточную.

6. По полноте информация подразделяется на достаточную, избыточную и недостаточную.

7. По отношению к процессу обработки информация классифицируется на обрабатываемую и необрабатываемую.

8. По интервалу времени между поступлениями информация делится на периодическую и непериодическую.

3.2 Понятие, состав и содержание информационного обеспечения автоматизированной системы учета, контроля и аудита

Достигнутые в течение последних лет результаты развития средств вычислительной техники, методов проектирования программного и информационного обеспечения различного уровня и назначения способствовали существенному пересмотру принятых ранее подходов к созданию автоматизированных систем и, прежде всего, привели к созданию новой информационной технологии, основными принципами которой являются.

1. Обеспечение общения конечного пользователя (бухгалтера, кладовщика, экономиста и т.д.) с системой автоматизации на профессионально-ограниченном естественном языке, представление входной и результирующей информации в привычной и удобной пользователю форме.

2. Обеспечение возможности решения задач учета, контроля, анализа и аудита по их постановкам и исходным данным независимо от сложности и наличия формальных, математических моделей задач.

3. Создание конечному пользователю таких условий работы, при которых он осуществляет процессы управления и поиск новых решений в режиме активного расширяющегося диалога с ЭВМ, оперируя понятиями своей предметной области, используя профессиональный опыт, навыки и принимая решения одновременно по множеству критериев, часть из которых не описана формально и не имеет количественного выражения. Для осуществления функционирования объекта управления в автоматизированной системе формируется информационное обеспечение, которое состоит из внемашинных и внутримашинных элементов.

Внемашинное информационное обеспечение системы автоматизации учета включает систему классификации и кодирования информации; систему конструкторской, технологической и технической документации (нормативно-справочную информацию), оперативную информацию и систему организации ведения, хранения и внесения изменений в нормативную документацию.

Внутримашинное информационное обеспечение состоит из комплекса программных средств организации и представления данных и информационной базы данных (БД) на машинных носителях. Информационную БД системы составляют входная и промежуточная информация. Информационная БД содержит сведения о выпускаемой продукции, предметах труда, средствах и технологии производства, о персонале и представляет собой распределенную иерархическую систему взаимосвязанных компонентов и данных обмена между ними. Традиционная организация БД в виде обособленных файлов данных не удовлетворяет требованиям современных систем, этим требованиям отвечает современная технология организации информационной базы в виде банка данных, которая обеспечивает:

1) неизбыточное хранение взаимосвязанных данных, организующих базу данных;

2) быстрый прямой доступ пользователей к требуемым элементам информации;

3) независимость прикладных программ от структуры хранения данных и от процесса развития автоматизированной системы.

3.3 Система классификации и кодирования учетной информации

Одним из основных элементов информационного обеспечения является система кодирования информации. Под кодом понимается система условных обозначений для сигналов. В условиях функционирования систем автоматизации учета, контроля и аудита применяются два вида кодов: экономические и машинные. Экономические коды используются для представления технико-экономической информации, например, код бухгалтерского счета, код материала и т.д.

Машинные коды используются для управления ЭВМ, подачи команд и т.д., например, служебные коды ЭВМ. Система знаков, принятых для определения кода, представляет собой его алфавит. В зависимости от использования символов могут быть цифровые, буквенно-цифровые и буквенные коды. Число символов в алфавите называют основанием кода. В зависимости от основания кода коды бывают двоичные, десятичные, шестнадцатиричные и т.д.

Под кодированием понимается процесс обозначения по определенным правилам исходного множества объектов или обобщений набором символов алфавита кода. Кодовое обозначение характеризуется длиной (числом используемых разрядов) и структурой, отражающей отдельные разряды или группы разрядов. В зависимости от используемых правил кодирования кодовые обозначения могут быть переменной длины и постоянной длины. Кодовое обозначение может быть снабжено контрольным разрядом или разрядами для проверки правильности кодовых комбинаций.

Системой кодирования называется совокупность методов и правил обеспечения кодирования объектов заданного множества. Система кодирования характеризуется емкостью (числом различающихся между собой кодовых обозначений), используемым алфавитом кода и правилами образования кодовых обозначений. Система кодирования должна:

– содержать необходимую информацию об объектах;

– осуществлять в пределах заданного множества объектов однозначное определение каждого объекта;

– использовать в качестве алфавита кода цифры и буквы;

– обеспечивать достаточный резерв незанятых кодовых обозначений для возможности кодирования новых объектов без изменения структуры классификатора;

– быть ориентированной на машинную обработку закодированной информации;

– предусматривать возможность автоматизированного контроля ошибок;

– по возможности иметь цифровой алфавит кода с целью обеспечения наиболее компактного представления информации.

Различают следующие основные виды кодов: порядковые, серийные, позиционные и смешанные.

Порядковый код представляет собой обозначение позиций номенклатуры, которые соответствует их порядковым номерам после расположения в некоторой последовательности.

Серийный код предполагает разделение всей номенклатуры на группы, для каждой из которых отводится с учетом резерва серия порядковых номеров.

Позиционный код предполагает, что предварительно при классификации объектов выявляются некоторые признаки, которым отводится соответствующее количество разрядов в кодовом обозначении.

Смешанные (комбинированные) коды соединяют в себе элементы различных видов кодов.

В зависимости от того, проводится или не проводится предварительная классификация исходного множества объектов, различают кодирование идентифицированное и классификационное. Идентифицированное кодирование предполагает лишь выделение данного объекта из некоторого множества, т.е. его идентификацию. Классифи-кационное кодирование используется для кодирования многопризнаковых номенклатур и предполагает проведение предварительной классификации объектов.

В зависимости от способа предварительной классификации различают параллельное и последовательное кодирование.

Параллельное кодирование предполагает предварительную фасетную классификацию. Фасетный метод классификации характеризуется тем, что исходное множество объектов может независимо делится на классификационные группировки каждый раз с использованием одного из выбранных методов. Каждый признак фасетной классификации соответствует фасету, который представляет собой список значений поименованного признака классификации. Для обозначения отдельного свойства или признака при фасетной классификации выделяют разряд или группу разрядов кодовой комбинации.

Последовательное кодирование предусматривает предварительное проведение классификации по иерархической системе. Иерархическая система предполагает последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. Совокупность группировок при этом образует иерархическую древовидную структуру в виде перевернутого дерева, которую часто изображают в виде ветвящегося графа, узлами которого являются группировки.

Выделенным классификационным группам присваиваются порядковые коды в пределах каждого уровня иерархии.

Полное кодовое обозначение складывается из кодовых обозначений, составляющих узлы определенной ветви иерархии. При этом значение показателя, записанного в виде цифры в определенной позиции кода, зависит от степени предыдущих знаков кода, т.е. код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего кода к коду вышестоящей группировки.

Для экономической информации широко используют как иерархическую, так и фасетную классификации.

3.4 Внутримашинное информационное обеспечение

Создание автоматизированных систем нового поколения связано с широким внедрением ЭВМ, распределенных баз данных и систем передачи информации, а также с широким внедрением ПЭВМ, «интеллектуальных терминалов», резким снижением стоимости элементной базы и затрат на функционирование распределенных систем. Поэтому при описании внутримашинного информационного обеспечения мы остановимся на составе и обеспечении локальных и распределенных баз данных.

На Украине и за рубежом в настоящее время насчитывается около 1500 автоматизированных банков данных и около 10 тысяч предприятий, использующих вычислительные сети и распределенную обработку информации.

Распределенный банк данных представляет собой систему логически интегрированных и территориально распределенных баз данных, языковых, программных, технических и организационных средств, предназначенных для создания, ведения и обработки распределенной информации. Для распределенных баз данных характерно накопление, обновление и хранение данных в географически распределенных узлах вычислительной сети, логическая интеграция территориально распределенных данных, процессов обработки, обновления и поиска информации, обеспечение автоматизированного взаимодействия между локальными базами данных в процессе решения задач пользователя.

Основой концепции функционирования распределенных баз данных является реализация многоуровневого подхода, обеспечивающего интеграцию и независимость различных способов представления данных о предметной области пользователя. Выделяют три основных уровня представления информации в базе данных – внешний, логический и физический.

На внешнем уровне задается интегрированное описание совокупности данных в терминах предметных областей пользователей. На логическом и физическом уровнях используются логические и физические структуры локальных баз данных.

В современных распределенных базах данных на внешнем и логическом уровнях используются иерархические, сетевые и реляционные модели данных. Иерархические и сетевые модели данных получили распространение благодаря их удобству, простоте и возможности эффективной реализации на современных ЭВМ. Реляционная модель данных была представлена как альтернатива сетевой и иерархической с целью обеспечения независимости данных и максимальной гибкости при формировании ответа на недетерминированный запрос.

Применение ПЭВМ в информационных системах позволило внедрить высокоскоростные, помехоустойчивые и надежные вычислительные сети. Для оптимизации передачи данных в вычислительных сетях используются «файл-сервера». Они реализуются в виде отдельных блоков, работающих под управлением специального программного обеспечения. Применение «файл-серверов» позволяет отказаться от использования мощностей ЭВМ для реализации функций по управлению передачей данных, эффективно использовать операционные ресурсы, обеспечить качественно новый уровень создаваемых локальных и глобальных вычислительных систем.

3.5 Информационные взаимосвязи задач учета, контроля и аудита в условиях функционирования автоматизированной обработки информации

В настоящее время бухгалтерский учет играет одну ив основных функций управления в условиях функционирования автоматизированных систем.

Успех в осуществлении управленческой функции в таком случае во многом зависит от правильного построения взаимосвязей задач. Однако, несмотря на огромное их значение, данные вопросы не нашли теоретического и практического отражения в бухгалтерском учете. Только в некоторых работах (Гильде Э.К., Соколова Я.В., Якубовой Б.А., Парецкой И.В., Нарибаева К.Н.) описаны информационные взаимосвязи внутри информационной системы учета, но и здесь не затрагиваются вопросы информационных взаимосвязей с точки зрения управления всей информационной системой предприятия в целом.

Разработка учетной информации является не конечной целью, а лишь частью учетной функции системы. Важной задачей становится такой способ передачи информации конкретным потребителям, который позволяет им правильно воспринять информацию и понять ее потенциальную полезность. Это насущная задача, так как при плохом представлении данных даже самая ценная информация может оказаться бесполезной. В таком случае успех в осуществлении учетной функции во многом зависит от правильного построения коммуникационных процессов. Однако эта проблема не нашла ни теоретического, ни широкого практического применения в бухгалтерском учете. Лишь в некоторых работах рассматриваются внутренние связи в учете, а коммуникационные аспекты учета с точки зрения целей управления вообще не исследованы.

Главную причину такого положения следует искать в практике организации учетной деятельности и в истории ее развития. Большинство учетных данных остается в бухгалтерии, только небольшая их часть выходит во внешнюю среду в виде отчетности. Порядок составления и представления отчетности регламентированы соответствующими инструкциями. Таким образом, бухгалтера, как правило, освобождены от забот по коммуникационным процессам. В условиях распределенной обработки данных на организацию учета существенное влияние оказывает теория коммуникации. Сам учет может быть представлен как интегрированная система сбора, обработки, хранения и передачи учетной информации, а основные принципы теории коммуникации позволяют выработать наиболее оптимальные объемы, сроки и направления информационных потоков в учете.

Как единица коммуникации работник учета несет ответственность за создание учетных показателей и передачу их потребителям. Для этого он, прежде всего, должен определить тип необходимых блоков информации, так как фактически только потребность в информации является оправданием для установления коммуникации.

Как единица РСОД учетный работник в одно и то же время функционирует и как источник информации, и как передатчик, и как приемник и потребитель передаваемых блоков информации при помощи различных механизмов обратной связи.

Как коммуникационная единица потребитель учетных сообщений тоже сочетает в себе все части коммуникационной системы. Потребитель учетных сообщений выполняет две первостепенные функции –интерпретирование учетных сообщений и их использование.

От других функций управления бухгалтерский учет отличается своими целями, задачами и методами решения. Это позволяет разграничить различные функции учета, что следует учитывать при организации АРМ бухгалтера, чтобы избежать дублирования решения одних и тех же задач.

Задача представляет собой совокупность исходных данных, их обработку с целью преобразования в выходные показатели.

Каждая задача характеризуется функцией управления, в рамках которой она решается, ресурсом, который она отражает, его состоянием, подразделением, к которому относится ресурс, периодом времени, за который отражается движение ресурса.

Совокупность выходных показателей однозначно определяет содержание задачи.

Взаимодействие функциональных задач осуществляется на информационной основе. Обмен информацией между задачами при функционировании АРМБ возможен при наличии классификационного перечня задач, без которого описать информационные взаимосвязи весьма затруднительно.

Классификация задач содействует методологии учета, что, в свою очередь, благоприятно влияет на технологию обработки данных на АРМБ.

Разграничение по классификационным признакам позволяет локализовать однородные задачи с целью типизации их обработки, удобства изучения особенностей и использования в управлении, установления закономерностей информационных связей.

Задачи бухгалтерского учета можно классифицировать по ряду признаков, в зависимости от практических потребностей. Наиболее важной для практических целей является группировка задач по экономическому содержанию выходных показателей. Такая группировка служит основанием для выделения следующих типов АРМ бухгалтера:

1) АРМ бухгалтера по учету основных средств;

2) АРМ бухгалтера по учету материальных ценностей;

3) АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы;

4) АРМ бухгалтера по учету готовой продукции, ее отгрузки и реализации;

5) АРМ бухгалтера по учету финансово-расчетных операций;

6) АРМ бухгалтера по учету затрат на производство;

7) АРМ бухгалтера сводного учета и составления отчетности.

При определении перечня задач, подлежащих решению на АРМ бухгалтера, следует учитывать:

– отраслевые факторы;

– факторы, связанные с характером производства;

– факторы, связанные со смежными задачами;

– факторы, связанные с методическими вариантами решения задач бухгалтерского учета, контроля и анализа.

В условиях децентрализованной автоматизации учета с использованием АРМБ практически все указанные задачи могут быть решены как в подразделении (АРМБ I категории), так и в бухгалтерии (АРМВ II категории), т.е. ни одна из задач этого участка не относится к стационарным. Возможность и целесообразность решения этих задач в подразделениях (АРМБ I категории) обусловлена тем, что там возникает большая часть исходной информации и в значительной степени используется результатная информация. При этом возможны различные варианты распределения задач между бухгалтерией (АРМБ II категории) и подразделениями (АРМВ I категории).

При использовании АРМБ необходимо учитывать ряд конкретных условий решения задач, таких как:

– численность работающих, условия оплаты труда бухгалтерии и подразделений;

– способ документирования первичной информации, используемой в учете труда и заработной платы;

– состав других задач, учета труда и заработной платы между бухгалтерией и подразделениями.

Задачи учета, контроля, анализа и аудита информационно взаимосвязаны между собой, а также с задачами других подсистем информационной системы предприятия, поскольку функции управления имеют общий управляемый объект – производственные ресурсы. Один и тот же ресурс одновременно может фигурировать в нескольких подсистемах, отражая в каждой из них определенную функциональную нагрузку. Используемая в различных подсистемах информация об однородных ресурсах служит фактором стыковки разных функциональных задач. Как правило, источником такой информации является управляемый объект, и поэтому ее основу составляют первичные сведения об объекте, фиксируемые в первичном документе. Взаимодействие задач осуществляется через взаимосвязь показателей посредством их единства, совместимости и сопоставимости.

Информационная увязка задач учета, контроля и аудита с другими подсистемами информационной системы предприятия в условиях функционирования АРМ бухгалтера осуществляется на базе следующих принципов:

– использование взаимной информации;

– общность отдельных источников информации;

– общность отдельных первичных носителей информации;

– единство системы кодирования информации;

– наличие обратной связи;

– единство системы показателей.

Таким образом, организацию учетного процесса в условиях использования АРМБ можно охарактеризовать как цепочку взаимоувязанных рабочих мест. В эту цепочку включают рабочие места бухгалтера и рабочие места работников, связанных с организацией бухгалтерского учета.

Автоматизация последовательности решения задач обеспечивает четкую организацию технологического процесса, позволяет избежать нежелательного повторного выполнения отдельных задач.

3.6 Информационный язык показателей учета, контроля и аудита

Одним из элементов информационного обеспечения системы учета, контроля, анализа и аудита является информационный язык показателей учета. Цель учета в распределенной обработке информации заключается в том; чтобы донести информацию до потребителя. Потребитель учетных сообщений вначале должен проинтерпретировать полученные данные, а затем использовать их с какой-либо целью

Язык учета также является языком, на котором пользователь посылает в систему запросы на получение определенных сведений. При этом конечному пользователю (бухгалтеру, экономисту и т.д.) удобнее, если для обращения к ЭВМ достаточно знания ее отдельной стороны. Следовательно, язык описания учетных сообщений играет большую роль и выполняет ряд функций: эмоциональную, описательную, оценочную, информационную, последняя из которых наиболее необходима и важна. Но, к сожалению, данный вопрос в литературе рассмотрен чрезвычайно слабо, только в некоторых работах уделяется внимание общим вопросам организация информационного языка учета. Отсутствие единого информационного языка часто приводит к различному толкованию данных.

Разработка стандартизированного учетного языка, как части языка экономического управления, способствует:

– внедрению унифицированной системы документации;

– созданию системы классификации и кодирования учетной информации;

– обеспечению автоматизации ведения классификаторов и унификации учетных показателей;

– разработке средств описания потоков учетной информации;

– организации внутримашинного хранения учетной информации;

– обеспечению информационного взаимодействия системы обработки учетных данных с другими автоматизированными системами;

– автоматизации выполнения логических и вычислительных операций;

– обеспечению непосредственного общения пользователя и ЭВМ.

Разработка информационного языка показателей учета, контроля и аудита должна проводиться в два этапа.

1. Выявление системы показателей, подлежащих описанию на информационном языке.

2. Формирование лексики и ее структуризация на основе построения словаря языка.

На первом этапе производится обобщение взаимосвязей технико-экономических показателей, используемых в процессе решения учетных, контрольных, аналитических и аудиторских задач. Для этого изучаются организационные информационные потоки, циркулирующие в системе управления предприятием, и анализируются нерегламентированные сообщения, используемые в практической работе. Полученная система показателей корректируется в соответствии с принятыми положениями методологии бухгалтерского учета. На основании систематизации составляется каталог показателей учета, контроля, анализа и аудита.

На втором этапе разработки производятся формирование лексики и ее структуризация на основе построения словаря языка. Лексическими единицами служат слова и словосочетания живого разговорного языка, несущие самостоятельную смысловую нагрузку и представленные в виде специальных или общепринятых терминов, используемых при описании показателей учета. Лексика информационного языка показателей учета формируется путем набора ключевых слов. Базой для их выделения является совокупность терминов, которые фигурируют в наименованиях показателей учета. Термины, выделенные в качестве ключевых слов, могут быть соотнесены как с одним признаком показателя, так и с их сочетанием.

При разработке информационного языка показателей учета необходимо выделять ключевые слова, объединяющие классы эквивалентных терминов.

Информационный язык показателей учета информационной системы учета, контроля, анализа и аудита позволяет:

– стандартизировать и унифицировать язык бухгалтерского учета;

– создать единую систему классификации и кодирования учетной информации;

– разработать и внедрить унифицированную систему документации и автоматизированное документирование;

– обеспечить единое представление в информационной базе учетных данных;

– производить анализ я взаимосвязь показателей учета;

– выявлять несоответствие показателей установленного стандарта при осуществлении контроля и аудита;

– обеспечить непосредственное общение пользователя с ЭВМ;

– автоматизировать формирование запросов на выполнение заданий.

Заключение

Краткий курс лекций по дисциплине «Автоматизация систем учета, контроля и аудита» содержит изложение основных вопросов построения систем учета и аудита в составе автоматизированной системы управления предприятием.

Курс включает такие основные темы: «Учет и аудит в системе управления предприятием», «Методология учета в условиях автоматизированной обработки информации», «Информационное обеспечение автоматизированной системы учета, контроля, анализа и аудита».

В первой теме рассмотрены формы автоматизированного бухгалтерского учета, организационные основы построения автоматизированных систем учета, контроля и аудита.

Вторая тема курса посвящена рассмотрению методологических основ бухгалтерского учета, контроля и аудита в условиях автоматизированной обработки информации, концепции построения АРМ бухгалтера.

Большое значение уделено рассмотрению вопросов информационного обеспечения автоматизированной системы учета, контроля и анализа. В курсе лекций изложены вопросы определения информационного обеспечения автоматизированных систем учета, внутримашинное информационное обеспечение, организации системы классификации и кодирования. Рассмотрен информационный язык показателей учета, контроля и аудита.

В кратком курсе лекций рассматриваются также вопросы моделирования хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.

Список рекомендуемой литературы

1. Болдырева И. Защита информации в системах компьютерного учета // Бухгалтерский учет. – 2000. – № 10. – С. 45-46.

2. Завгородний В.П. Автоматизация бухгалтерского учета, контроля, анализа и аудита. – К.: А.С.К., 1998. – С. 48-86.

3. Страхарчук О.Я., Страхарчук В.П. Інформаційні технологій в економіці: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів. – К.: НМЦ “Укоопосвіта”, 1999. – С.32-54.

4. Рогач І.Ф., Сендзюк М.О., Антонюк В.О. Інформаційні системи у фінансово-кредитних установах: Навчальний посібник. – К.: КНЕУ, 1999. – 216 с.

5. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Автоматизация аудита. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1999. – 336 с.

Оценить/Добавить комментарий
Имя
Оценка

Работы, похожие на Реферат: Тема 1 Учет и аудит в системе управления предприятием 5

Назад
Меню
Главная
Рефераты
Благодарности
Опрос
Станете ли вы заказывать работу за деньги, если не найдете ее в Интернете?

Да, в любом случае.
Да, но только в случае крайней необходимости.
Возможно, в зависимости от цены.
Нет, напишу его сам.
Нет, забью.



Результаты(222519)
Комментарии (3006)
Copyright © 2005-2019 BestReferat.ru bestreferat@gmail.com реклама на сайте

Рейтинг@Mail.ru