Банк рефератов содержит более 364 тысяч рефератов, курсовых и дипломных работ, шпаргалок и докладов по различным дисциплинам: истории, психологии, экономике, менеджменту, философии, праву, экологии. А также изложения, сочинения по литературе, отчеты по практике, топики по английскому.
Полнотекстовый поиск
Всего работ:
364150
Теги названий
Разделы
Авиация и космонавтика (304)
Административное право (123)
Арбитражный процесс (23)
Архитектура (113)
Астрология (4)
Астрономия (4814)
Банковское дело (5227)
Безопасность жизнедеятельности (2616)
Биографии (3423)
Биология (4214)
Биология и химия (1518)
Биржевое дело (68)
Ботаника и сельское хоз-во (2836)
Бухгалтерский учет и аудит (8269)
Валютные отношения (50)
Ветеринария (50)
Военная кафедра (762)
ГДЗ (2)
География (5275)
Геодезия (30)
Геология (1222)
Геополитика (43)
Государство и право (20403)
Гражданское право и процесс (465)
Делопроизводство (19)
Деньги и кредит (108)
ЕГЭ (173)
Естествознание (96)
Журналистика (899)
ЗНО (54)
Зоология (34)
Издательское дело и полиграфия (476)
Инвестиции (106)
Иностранный язык (62792)
Информатика (3562)
Информатика, программирование (6444)
Исторические личности (2165)
История (21320)
История техники (766)
Кибернетика (64)
Коммуникации и связь (3145)
Компьютерные науки (60)
Косметология (17)
Краеведение и этнография (588)
Краткое содержание произведений (1000)
Криминалистика (106)
Криминология (48)
Криптология (3)
Кулинария (1167)
Культура и искусство (8485)
Культурология (537)
Литература : зарубежная (2044)
Литература и русский язык (11657)
Логика (532)
Логистика (21)
Маркетинг (7985)
Математика (3721)
Медицина, здоровье (10549)
Медицинские науки (88)
Международное публичное право (58)
Международное частное право (36)
Международные отношения (2257)
Менеджмент (12491)
Металлургия (91)
Москвоведение (797)
Музыка (1338)
Муниципальное право (24)
Налоги, налогообложение (214)
Наука и техника (1141)
Начертательная геометрия (3)
Оккультизм и уфология (8)
Остальные рефераты (21697)
Педагогика (7850)
Политология (3801)
Право (682)
Право, юриспруденция (2881)
Предпринимательство (475)
Прикладные науки (1)
Промышленность, производство (7100)
Психология (8694)
психология, педагогика (4121)
Радиоэлектроника (443)
Реклама (952)
Религия и мифология (2967)
Риторика (23)
Сексология (748)
Социология (4876)
Статистика (95)
Страхование (107)
Строительные науки (7)
Строительство (2004)
Схемотехника (15)
Таможенная система (663)
Теория государства и права (240)
Теория организации (39)
Теплотехника (25)
Технология (624)
Товароведение (16)
Транспорт (2652)
Трудовое право (136)
Туризм (90)
Уголовное право и процесс (406)
Управление (95)
Управленческие науки (24)
Физика (3463)
Физкультура и спорт (4482)
Философия (7216)
Финансовые науки (4592)
Финансы (5386)
Фотография (3)
Химия (2244)
Хозяйственное право (23)
Цифровые устройства (29)
Экологическое право (35)
Экология (4517)
Экономика (20645)
Экономико-математическое моделирование (666)
Экономическая география (119)
Экономическая теория (2573)
Этика (889)
Юриспруденция (288)
Языковедение (148)
Языкознание, филология (1140)

Контрольная работа: Основы делопроизводства

Название: Основы делопроизводства
Раздел: Рефераты по менеджменту
Тип: контрольная работа Добавлен 08:19:09 05 апреля 2009 Похожие работы
Просмотров: 808 Комментариев: 2 Оценило: 0 человек Средний балл: 0 Оценка: неизвестно     Скачать

План

1. Особенности оформления и значение реквизитов

2. Значение, состав реквизитов, особенности составления и оформления справочно-информационных документов – протоколов

3. Этапы работы исполнителя с документом. Требования, предъявляемые к обработке исходящих документов.

1. Особенности оформления и значение реквизитов:

- Государственный герб РФ;

- Наименование организации-автора документа;

- Регистрационный номер документа;

- Адресат.

Большая часть документов оформляется на бланках организации.

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.

Реквизит – это элемент официального документа, наиболее часто используемых в практике оформления документов и управлении.

В действующем ГОСТе указан перечень из 29-и реквизитов:

01 — государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации;

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — название вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии предложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.

Схема расположения реквизитов на документе представлена ниже:


Каждый документ имеет три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины.

Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения.

Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

Реквизит «Герб»

Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Положением о Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например:

Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», например:

На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.

Реквизит «Наименование организации-составителя документа»

Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сначала указывается полное наименование организации на русском языке, а затем, ниже, сокращенное (в скобках или без них) или иноязычное, например:

Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций – субъектов РФ.

При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования предприятия, например:

Реквизит «Регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа – это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. Каждый вид документов имеет свою индикацию. Система индикации разрабатывается на предприятии.

Реквизиты Дата и Регистрационный номер документа оформляются одной строке левой половины заголовочной части и выравниваются влево по границе документа:

11.10.2001г. №______

При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа, которые располагаются строкой ниже.

Общий вид записи:

На №_____ от_____._____._____г.

Реквизит «Адресат»

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительной падеже, например:

Муниципальное

предприятие «Контакт»

Министерство образования РФ

Управление образовательных

программ

Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Маяк».

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

АОЗТ «Стройдеталь»

Главному специалисту

А.С. Смирнову

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору завода

«Эталон»

И.Н. Иванову

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

Директорам

машиностроительных

заводов

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, например:

Директору предприятия

«Янтарь»

О.Н. Петрову

ул. Миры, д. 7,

г. Пермь, 413425

Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например:

А.Ю. Красовой

ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,

г. Химки Московской обл.,

148012

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Генеральному директору

ЗЛО «Контакта

Д.И. Преображенскому

Ректору

Московского университета

экономики и права

проф. Аникину С.А.

При адресовании служебных документов неизбежно встает вопрос о том, как обратиться к получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в Методических рекомендациях ВНИИДАД, первая форма обращения устарела, а вторая не является общепринятой, поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.30—97, обращаясь к должностному лицу, указывают инициалы и фамилию.

Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движения документов в организации-получателе при их обработке.


2. Значение, состав реквизитов, особенности составления и

оформления справочно-информационных документов –

протоколов

Протокол — документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. п.) поставленных вопросов и принятых решений.

Важность протокола как документа определяется тем, что совещательный характер подготовки решений является основным способом выработки решений в условиях коллективного управления.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее. Первая страница протокола оформляется на угловом бланке ОРД формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.

В состав реквизитов протокола входят: название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование коллективного органа и форма проводимого заседания), текст, подписи: председатель, секретарь.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ—ВЫСТУПИЛИ—ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ—ВЫСТУПИЛИ—ПОСТАНОВИЛИ печатают от левого поля (0-го положения табулятора).

В некоторых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности

Макет протокола выглядит следующим образом:


3. Этапы работы исполнителя с документом. Требования, предъявляемые к обработке исходящих документов.

1. Какие размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве?

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным, ряды В и С — дополнительными.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от О до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат АО, площадь которого равна 1 м2 , с габаритными размерами 842х1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов используются следующие форматы:

Формат Размеры, мм Применение
АЗ 297х420 Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений

А4

А5

210х297 148х210 Приказы, письма и другие организационные распорядительные документы

Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

2. Какие размеры полей используются в документах?

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 для деловых писем, приказов и других организационно-распорядительных (управленческих) документов предусматриваются поля следующих размеров: левое — не менее 20 до 35 мм, верхнее — не менее 20 мм, правое и нижнее — не менее 10 мм. Размер поля 35 мм установлен для первой страницы (бланков) многостраничных документов. Размеры полей второй и последующих страниц многостраничных документов выбираются в указанных пределах, но одинаковыми для данного документа.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее — для указания страниц в многостраничных документах. При пользовании оборотной стороной листа левое поле должно составлять 10 мм, правое — 20 мм, то есть наоборот по отношению к лицевой стороне.

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое — не менее 30 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 20 мм. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографического издания.

3. Как нумеруют страницы в документах?

В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире («черточек»).

4. Какие способы применяются при оформлении дат?

Применяются следующие способы оформления дат, оговоренные ГОСТ Р 6.30-97: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2000 года, или 01 сентября 2000 г. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 1999/2000 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 1999 — 2005 гг.

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью (например, в 2001 году). Если, кроме года, указываются число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2000 г.; в первом квартале 2002 г.).

Для удобства поиска документов в больших архивах допускается указание даты на стеллажах, папках и в некоторых документах в такой последовательности: год, месяц, число. Например, 2000.09.01.

5. Какие сокращения слов допускаются в документах?

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Приведем примеры для наиболее распространенных случаев.

Слова при географических названиях: город — г., село — с., поселок — п., поселок городского типа — пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится. Буква «г.» также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград и др.).

Слова при фамилиях: товарищ — т. (в начале предложения — Тов.), господин — г-н, профессор — проф., доцент — доц., начальник — нач., и т. д.

Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 — п. 3., подпункт 1.1. — подп. 1.1., рисунок 5 — рис. 5., раздел 2 — разд. 2.

Слова при указании денежных единиц: рубль — р., тысяча рублей — тыс. р., миллион рублей — млн. р., миллиард рублей — млрд. р.

Слова, сокращение которых пишется через дефис: министерство — м-во, завод — з-д, производство — пр-во, район — р-н, хозяйство — хоз-во, количество — кол-во, человеко-час — чел.-час., и т. п.

Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные аббревиатуры. Например: РФ — Российская Федерация, ПК — персональный компьютер, НИИ — научно-исследовательский институт, АО — акционерное общество, ЕЭС — Европейское экономическое сообщество, и др.

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее — и т. д., и тому подобное — и т. п., и другие — и др.

Можно использовать сокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания.

Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.

Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. — единица измерения, напр. — например, п/упр. — под управлением, т. г. — текущего года, с. г. — сего года, т. н. — так называемый, т. о. — таким образом.

6. Как оформляется в документах написание чисел?

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо; 1,094 03; 5, 350 021.

Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 745 63 72, для шестизначных 23 03 23, для пятизначных 5 16 18, для трехзначных 3 12.

При написании адресов двойные номера домов пишутся через косую черту: пр. Стачки, д. 27/2; литерные номера домов пишутся слитно; уд. Б. Садовая, д. 69а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например: 3-й вопрос повестки дня).

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, приводятся без падежных окончаний (например, XX век).

Если арабская цифра входят в словесно-цифровое сочетание, ее пишут через дефис с соответствующим словом (например, 18-градусная крепость, 9-этажный дом).

Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка сорока штук, в возрасте до семи лет).

В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).

7. Как выполняется в документах написание физических величин?

Наименования, обозначения и правила применения единиц физических величин оговорены ГОСТ 8.417. Приведем отдельные правила написания единиц измерения, встречающиеся в деловой документации.

Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозначаются цифрами, единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставятся: 10 т; 15 м2 ; 50 см3 .

Единицы измерения, не являющиеся самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 755 мм рт. ст.

Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел; 90 %; 1000 кг; 32 м2 ; 300 см3 . Знак градуса обозначается строчной буквой «о», которая ставится на пол-интервала выше соответствующего числа. Обозначения шкалы (Цельсия, Кельвина) ставятся без пробела после обозначения градусов и без точек после них (например. 36,6 °С; —10 °С). Знаки « + » и «—» при этом печатаются без пробела.

В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например, 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду.

8. Как выполняется в документах написание математических формул?

Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.

Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, —, :, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 6 х 9 = 54; А — С = Д).

Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов).

Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела (главы) текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.

Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами) выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 — номера разделов (глав), 3 и 5 — номера формул в них. При ссылке в документе на формулу, ее выполняют по образцу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).

9. Как оформляются в документах таблицы и выводы?

Таблицами называют особую форму подачи цифровых или словесных сведений, в которых они (сведения располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей.

Таблицы могут быть разной степени сложности. Обязательные элементы конструкции таблицы в графическом виде представлены на рисунке 1.

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: «Таблица 1». Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной

Рисунок 1

части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу.

Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы...», «Окончание таблицы...» и повторяют только строки с номерами граф (рис. 2). Нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, при этом не проводят.

Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки, их порядковые номера

Рисунок 2

ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками.

Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.

Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по примеру: (табл. 1.4). Слова типа «смотри», сокращенно «см.», при этом не пишутся.

При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями, например:

«При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффициенты:

Затраты труда и заработная плата…………………………………..1,8

Машины и материалы…………………………………………………2,0»

10. Как оформляют в документах некоторые знаки препинания и символы?

Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.

Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.

Знак «тире» может быть применен как знак дефиса, как знак, заменяющий слово «есть» и в качестве знака переноса.

Знак «тире» при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: «социально-политические методы», «финансово-экономический факультет»). Знак «тире» при использовании его в качестве заменителя слова «есть» отделяется пробелами с двух сторон («демократия — путь к процветанию»). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.

В документах, где повторяющиеся слова в столбик, их можно заменить кавычками или словосочетанием «То же». Комбинацию из знаков тире и кавычек (—»—) для замены повторяющихся слов применять не допускается.

Примеры правильного оформления:

Советский район Ростовская область

« « То же

« « Тоже

Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, знаки, номер (№) и процент (%). Знаки «№» и «%» ставятся только при цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 27/2). Когда числа пишутся словами, знаки «№» и «%» в также приводятся текстуально (например: двадцать пять процентов избирателей).

11. Какие корректурные знаки используются при правке деловых документов?

В процессе оформления документов на всех стадиях их подготовки возникает необходимость исправления ошибок, выделения отдельных элементов текста, включения в текст или удаления из него отдельных фраз, слов, букв. Для указания места и характера корректировки текста используется система графических знаков.

Приведем начертание и назначение некоторых корректурных знаков, применяемых при правке черновиков документов иди при их перепечатке.

Знак Z ставится для обозначения начала абзаца («красная строка»).

Знак указывает на необходимость ликвидации абзаца. Левый конец знака при этом ставится в начале фразы, которая должна быть отнесена в продолжение предыдущего абзаца.

Знак означает необходимость внесения пропущенной буквы (например,).

Знак служит для указания на необходимость внесения пропущенного слова или нескольких слов (например: документ составлен ошибок).

Знаки , указывают на необходимость удаления лишнего слова или части текста.

Знак ….. служит для восстановления ошибочно зачеркнутого слова или фразы.

Знак применяется для разъединения по ошибке слитно напечатанных слов (например, ).

Знаки применяются для указания на перестановку слова или группы слов из одной строки в другую. При этом переносимые слова обводятся «кружком», а стрелка указывает на место переноса.

Общие нормы я правила оформевиа документов 25

Знак указывает на необходимость уничтожения пробела между словами (например, большие пробелы между словами в строке убирают знаком).

Знак применяют для указания на необходимость уничтожить знак или букву (например, лишние буквы в середине слов вычеркивают соединения).

— знак, указывающий на необходимость убрать разрядку (слова, напечатанные в разрядку, восстанавливают).


Литература

1. Макуарова Н.В., Николайчук Т.С., Титова Ю.В, Компьютерное делопроизводство: учеб. курс. – Питер, 2005 г.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/Изд. 7-е, переработанное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

3. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д: изд-во Феникс», 2001.

Оценить/Добавить комментарий
Имя
Оценка
Комментарии:
Где скачать еще рефератов? Здесь: letsdoit777.blogspot.com
Евгений07:10:28 19 марта 2016
Кто еще хочет зарабатывать от 9000 рублей в день "Чистых Денег"? Узнайте как: business1777.blogspot.com ! Cпециально для студентов!
17:57:27 25 ноября 2015

Работы, похожие на Контрольная работа: Основы делопроизводства

Назад
Меню
Главная
Рефераты
Благодарности
Опрос
Станете ли вы заказывать работу за деньги, если не найдете ее в Интернете?

Да, в любом случае.
Да, но только в случае крайней необходимости.
Возможно, в зависимости от цены.
Нет, напишу его сам.
Нет, забью.



Результаты(151067)
Комментарии (1843)
Copyright © 2005-2016 BestReferat.ru bestreferat@mail.ru       реклама на сайте

Рейтинг@Mail.ru