Банк рефератов содержит более 364 тысяч рефератов, курсовых и дипломных работ, шпаргалок и докладов по различным дисциплинам: истории, психологии, экономике, менеджменту, философии, праву, экологии. А также изложения, сочинения по литературе, отчеты по практике, топики по английскому.
Полнотекстовый поиск
Всего работ:
364150
Теги названий
Разделы
Авиация и космонавтика (304)
Административное право (123)
Арбитражный процесс (23)
Архитектура (113)
Астрология (4)
Астрономия (4814)
Банковское дело (5227)
Безопасность жизнедеятельности (2616)
Биографии (3423)
Биология (4214)
Биология и химия (1518)
Биржевое дело (68)
Ботаника и сельское хоз-во (2836)
Бухгалтерский учет и аудит (8269)
Валютные отношения (50)
Ветеринария (50)
Военная кафедра (762)
ГДЗ (2)
География (5275)
Геодезия (30)
Геология (1222)
Геополитика (43)
Государство и право (20403)
Гражданское право и процесс (465)
Делопроизводство (19)
Деньги и кредит (108)
ЕГЭ (173)
Естествознание (96)
Журналистика (899)
ЗНО (54)
Зоология (34)
Издательское дело и полиграфия (476)
Инвестиции (106)
Иностранный язык (62792)
Информатика (3562)
Информатика, программирование (6444)
Исторические личности (2165)
История (21320)
История техники (766)
Кибернетика (64)
Коммуникации и связь (3145)
Компьютерные науки (60)
Косметология (17)
Краеведение и этнография (588)
Краткое содержание произведений (1000)
Криминалистика (106)
Криминология (48)
Криптология (3)
Кулинария (1167)
Культура и искусство (8485)
Культурология (537)
Литература : зарубежная (2044)
Литература и русский язык (11657)
Логика (532)
Логистика (21)
Маркетинг (7985)
Математика (3721)
Медицина, здоровье (10549)
Медицинские науки (88)
Международное публичное право (58)
Международное частное право (36)
Международные отношения (2257)
Менеджмент (12491)
Металлургия (91)
Москвоведение (797)
Музыка (1338)
Муниципальное право (24)
Налоги, налогообложение (214)
Наука и техника (1141)
Начертательная геометрия (3)
Оккультизм и уфология (8)
Остальные рефераты (21697)
Педагогика (7850)
Политология (3801)
Право (682)
Право, юриспруденция (2881)
Предпринимательство (475)
Прикладные науки (1)
Промышленность, производство (7100)
Психология (8694)
психология, педагогика (4121)
Радиоэлектроника (443)
Реклама (952)
Религия и мифология (2967)
Риторика (23)
Сексология (748)
Социология (4876)
Статистика (95)
Страхование (107)
Строительные науки (7)
Строительство (2004)
Схемотехника (15)
Таможенная система (663)
Теория государства и права (240)
Теория организации (39)
Теплотехника (25)
Технология (624)
Товароведение (16)
Транспорт (2652)
Трудовое право (136)
Туризм (90)
Уголовное право и процесс (406)
Управление (95)
Управленческие науки (24)
Физика (3463)
Физкультура и спорт (4482)
Философия (7216)
Финансовые науки (4592)
Финансы (5386)
Фотография (3)
Химия (2244)
Хозяйственное право (23)
Цифровые устройства (29)
Экологическое право (35)
Экология (4517)
Экономика (20645)
Экономико-математическое моделирование (666)
Экономическая география (119)
Экономическая теория (2573)
Этика (889)
Юриспруденция (288)
Языковедение (148)
Языкознание, филология (1140)

Контрольная работа: Документационное обеспечение управления

Название: Документационное обеспечение управления
Раздел: Рефераты по менеджменту
Тип: контрольная работа Добавлен 11:30:55 05 апреля 2009 Похожие работы
Просмотров: 1003 Комментариев: 2 Оценило: 0 человек Средний балл: 0 Оценка: неизвестно     Скачать

Вариант №39

Вопросы контрольного задания по дисциплине «Документационное обеспечение управления».

1. Особенности языка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль от других разновидностей языка и стилей речи? Охарактеризуйте основные экстралингвистические и лингвистические особенности документа).

2. Языковый стандарт, его необходимость при составлении деловой бумаги и служебного документа. Приведите примеры языковых клише (штампов), активно используемых в документах. В чем проявляются стандартизация фразы и текста в документе? Приведите примеры.

План:

Часть 1. Особенности языка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль от других разновидностей языка и стилей речи? Основные экстралингвистические и лингвистические особенности документа)

1.1. Особенности языка документов

1.2. Экстралингвистические особенности документа

1.3. Лингвистические особенности документа

Часть 2. Языковый стандарт

2.1. Стандартизация лексики.

2.2. Стандартизация словосочетаний

2.3. Стандартизация в построении предложений.

2.4. Стандартизация текста

Приложение №1

Список используемой литературы

Часть 1. Особенности языка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль от других разновидностей языка и стилей речи? Основные экстралингвистические и лингвистические особенности документа).

1.1. Особенности языка документов.

Современный русский литературный язык, сложившийся на базе русской письменности и литературы, распадается на множество ре­чевых вариантов, обусловленных самыми различными факторами: возрастом и полом говорящих, их социальным происхождением и положением, уровнем образования и местом проживания, професси­ей и видом деятельности. В ряду этих факторов ведущее место зани­мает сфера общения, в которой оказывается человек, - что уместно в одной ситуации общения, недопустимо в другой. Наша речь меня­ется в зависимости от того, с кем, когда, по какому поводу и с какой целью мы говорим. Еще Цицерон писал: «В речи, так же как и в жизни, надо всегда иметь в виду то, что уместно». Именно поэтому в самом литературном языке имеется несколько разновидностей, каж­дая из которых предназначена для общения в определенной сфере деятельности человека.

В настоящее время принято разграничивать следующие разно­видности языка: язык художественной литературы, устная разговор­ная речь и три функциональных стиля книжно-письменного языка (публицистический, научный и официально-деловой).

Каждый из этих вариантов литературного языка характеризует­ся особой функциональной направленностью речи. Например, в языке литературы это прежде всего создание художественных образов; ве­дущей функцией устной речи является непосредственное речевое об­щение; основная функция публицистики - политическое, идеологи­ческое воздействие на слушателя и читателя; в научной речи важен обмен научной информацией; официально-деловой стиль речи суще­ствует для передачи информации на основе правовых норм в сфере организации и управления обществом.

Итак, официально-деловой стиль речи - это разновидность со­временного русского литературного языка, которая реализуется в сфере делового общения, а именно, в правовой, дипломатической и административной общественной деятельности. Язык документов является обязательной и необходимой частью официально-деловой речи, он служит деловому общению с помощью документов.

Языковые традиции официально-делового стиля, сформировав­шиеся несколько веков назад, предъявляют определенные требова­ния к содержанию служебного документа и его речевому оформле­нию. И прежде всего язык служебного документа должен соответ­ствовать общим нормам современного русского литературного язы­ка. Например, недопустимо использование просторечных, диалект­ных и жаргонных слов в языке документов. Особенно это относится к словам и оборотам из криминального жаргона. В качестве приме­ра можно привести следующие часто употребляющиеся в настоящее время слова: «беспредел» вместо «беззаконие», «надо делиться» вмес­то «распределять», «разборка» вместо «сведение счетов», «отмывать (деньги)» вместо «легализовать», «крыша» вместо «защита», «кру­той» вместо «жесткий».

Деловое общение посредством документов имеет и свои специ­фические черты, влияющие на характер передаваемой информации, ее содержание и языковое оформление. Можно выделить ряд наиболее существенных особенностей служебного документа, которые не­обходимо учитывать составителю. Эти особенности носят экстралин­гвистический (внелингвистический) и лингвистический характер и теснейшим образом взаимосвязаны.

Рассмотрим последовательно экстралингвистические и лингви­стические особенности служебного документа.

1.2. Экстралингвистические особенности документа

1. Точность и ясность. Основным требованием к содержанию до­кумента является его максимальная точность и понятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность понимания содер­жания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.

Точность и понятность документа достигаются с помощью самых различных лингвистических средств. Но на один фактор, оказывающий существенное влияние на процесс восприятия и понимания речи, следует обратить внимание.

Создавая документ как источник письменной информации, го­сударственному служащему необходимо помнить о разнице между устной и письменной речью. Если вы обращаетесь к кому-то устно, вы чаще всего сразу можете оценить, как слушатель воспринимает ваши слова, как он понимает их смысл. Если ваш собеседник не пол­ностью понимает ваше сообщение, вы можете по ходу общения из­менить, перефразировать сказанное, подкрепить свою мысль жеста­ми, использовать смысловые паузы, правильно расставить логиче­ские акценты, выделив какое-то слово, повторить часть сказанного или даже проиллюстрировать графически.

Если же вы обращаетесь к кому-либо письменно, передаете ин­формацию с помощью документа, то при этом нет немедленной об­ратной связи или возможности изменить послание. Адресату придется самому разбирать, расшифровывать, интерпретировать вашу инфор­мацию, и он будет ее воспринимать в меру своих возможностей, сво­его понимания. Поэтому следует всегда иметь в виду, что документ должен составляться очень тщательно. Его автор должен продумы­вать каждое слово, не допуская возможности истолковать написан­ное иначе, чем задумано. Только тогда будет достигнуто адекватное восприятие и понимание текста документа.

2. Коллегиальность, Принято считать, что определяющим фак­тором при объяснении стилевых особенностей текста документа яв­ляется статус автора. Вне зависимости от того, кто является непос­редственным (техническим) составителем документа или его офи­циальным автором, подписывающим документ, адресантом (отпра­вителем) становится "коллективный субъект", который направля­ет свое официальное послание также "коллективному адресату" (получателю). Например , коллективный отправитель - Государ­ственная Дума или какое-либо министерство направляет свои реше­ния, постановления, инструкции и другие документы также коллек­тивному получателю - в государственные комитеты, федеральные комиссии, федеральные службы и другие государственные учрежде­ния и организации.

Однако не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя. Автор-составитель документа должен нести личную ответственность за представленную в нем информа­цию.

Большинство официальных документов визируется и подписы­вается несколькими конкретными ответственными лицами. Это так­же подчеркивает как коллегиальный характер документа, так и лич­ную ответственность за содержание документа каждого из подписав­ших его.

В целом в официальном документе выражаются интересы обще­ственные, коллегиальные, коллективные. Автором документа явля­ется, как известно, лицо не физическое, а юридическое, коллектив­ное (организация, предприятие, учреждение, объединение и др.). В этом случае субъект действия отождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, комиссия и др.

Например : Администрация ходатайствует... Коллегия решила... Арбитраж: не возражает.

Итак, официальным отправителем и получателем документа по­чти всегда являются не частные лица, а организации в целом.

3. Адресность. Другой важной характеристикой документного об­щения, как отмечают специалисты, является точная адресность до­кумента. Документ пишется не всем или кому-то вообще, а конкрет­ной организации или конкретному кругу организаций, конкретным должностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общая особенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей. Публицистическая статья в газете или какое-либо, например, поэтическое произведение, адресуются обычно всем читателям без исключения. Документ же направляетсяпо точному адресу, конкретному лицу или ряду лиц, в определенную организацию или учреждение.

4. Тематическая ограниченность. Существенным фактором доку­ментного общения, влияющим на характер управленческой информа­ции, является повторяемость и тематическая ограниченность управ­ленческих ситуаций, которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и тех же языковых средств для принятия конкретного решения. Всего существует около 60 видов управленчес­ких документов, которые соответствуют основным деловым ситуаци­ям, возникающим и существующим на государственной службе.

У каждого вида документов есть подвиды, позволяющие разре­шать более частные ситуации административно-управленческой де­ятельности. Например, у письма как вида организационно-распоря­дительного документа известно до 20 подвидов различных по тема­тике и предназначенных для использования в различных управлен­ческих ситуациях.

5. Своевременность и актуальность. Эффективность управленче­ской деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальная информация. Поэтому документ должен заключать в сво­ем содержании самую новую, важную и актуальную для организа­ции информацию. При его подготовке должны использоваться пос­ледние достижения науки и техники, соответствующие мировым стан­дартам и требованиям. Составитель документа должен отразить све­дения, имеющие правовую силу в настоящий момент.

Документ должен опираться на действующие правовые акты, а не на устаревшие, потерявшие свою правовую силу.

Только при соблюдении всех этих условий организацией или уч­реждением будет принято оптимальное управленческое решение.

6. Достоверность и объективность. Это требование означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Искажение представленной информации или проникновение в подготовительные материалы и затем в сам документ ложной инфор­мации влечет за собой принятие руководителем или организацией неправильных, порой катастрофических решений.

Если в представленном документе составитель хотя бы раз допу­стит неточность или фактическую ошибку, в дальнейшем весь мате­риал, подготовленный им, не будет вызывать доверия у адресата, а репутация учреждения, готовившего документ, будет подорвана.

7. Убедительность. Аргументированность и убедительность ин­формации связаны с задачей побудить адресата к совершению илине совершению определенных действий. Результативность докумен­та зависит от того, насколько он обоснован. Не обязательно исполь­зовать большое количество аргументов, важно, чтобы они были убе­дительными, не требующими перепроверки.

8. Полнота. Это требование предполагает, что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Ее недостаточность может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, что приведет к потере вре­мени и отразится на своевременности принятия решения.

9. Сжатость и лаконичность. Казалось бы, данное требование противоречит предшествующему. На самом деле это взаимосвязан­ные экстралингвистические требования. Лаконичность, сжатость изложения текста документа предусматривает краткость изложения содержания, без лишних слов и повторов. Но в угоду краткости не­допустимо исключать из документа важные факты, цифры, сведения, позволяющие принять адекватное решение.

Итак, текст документа должен быть полным и одновременно сжа­тым - как по содержанию, так и по форме.

10. Нейтральность. Нейтральный тон изложения документа - это норма официального делового общения. Управленческая информа­ция - официальная по своему характеру, что свидетельствует о дело­вой основе взаимоотношений между адресантом и адресатом, под­черкивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними.

Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму.

Именно это предусматривает формально-логический стиль из­ложения материала, без эмоционально-экспрессивной или полити­ческой оценки ситуаций и фактов.

Нейтральный тон документа и формально-логический стиль из­ложения материала полностью соответствуют принципу внепартийности и внеконфессиональности самой государственной службы.

1.3. Лингвистические особенности документа

В результате многовекового развития в официально-деловом сти­ле выработались такие языковые средства и способы выражения со­держания, которые позволяют наиболее эффективным образом фик­сировать управленческую информацию.

Язык служебных документов существенным образом отличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи; от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей. Основной и определяющей особенностью языка документа явля­ется языковой стандарт.

Необходимость языкового стандарта в документе обусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности и однозначности толкования содержания документа.

Языковой стандарт в документе проявляется: в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковых формул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолет­ней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет пишущему не тратить время на поиск опре­делений, характеризующих стандартные ситуации.

Языковая стандартизация документа существенно повышает его - информативность, заметно облегчает его восприятие и оценку адреса­том, что способствует большей оперативности документооборота.

Количество используемых в официальных документах словес­ных формул, трафаретов, штампов столь велико, что некоторые спе­циалисты вообще не относят к творческой работе написание дело­вых бумаг, а обучение официально-деловому стилю связывают с со­зданием навыка автоматического пользования формулами готового письма.

Можно привести множество примеров хорошо всем известных канцелярских штампов. Приказ издается; контроль возлагается или осуществляется; должностные оклады устанавливаются, а не дают­ся; выговор объявляется; порицание выносится; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а не выслушивается и многие другие.

Что же такое штамп? В переводе с латинского языка слово «штамп» stampa – печать, оттиск, иными словами, то, что постоян­но и без изменения воспроизводится в различных условиях.

Говорить о наличии штампов можно по отношению к любому стилю речи. Штамп существует в устной речи - это прежде всего формулы речевого этикета: приветствия, прощания, благодарности, со­болезнования, поздравления и другие стандартные этикетные штам­пы, используемые в стандартных ситуациях.

Штамп встречается в языке художественной литературы. Как часто в разных произведениях встречаются такие словосочетания: белоствольная березка, извилистая тропинка, ясный сокол, красна де­вица.

В публицистике употребляются такие, например, словесные кли­ше: важные события, международная жизнь, печатный орган, при­быть с официальным визитом и др.

Часть 2. Языковый стандарт

2.1. Стандартизация лексики.

Точность, однозначность и необходимость машинной обработ­ки официального документа предполагают использование в нем слов только в одном из значений, принятых в официально-деловой пись­менной речи. Необходимо также, чтобы каждому понятию соответ­ствовал только один термин. И здесь очень важное значение имеет ис­пользование специальной лексики, или терминологии.

Термины, используемые в управленческой документации, мож­но разделить на несколько групп.

1. Специальная лексика, свойственная только канцелярской речи. Это слова, сложившиеся в сфере административного управления за многие столетия существования официально-делового стиля русского языка, например, надлежащий, нижеподписавшийся, вышеука­занный, должный, препровождается, настоящий (этот), заслушать, завизировать и т.п. Некоторые из этих слов устаревают и заменяют­ся современными эквивалентами.

2. Отглагольные существительные.

Большое количество специальных слов-терминов официально-деловой речи выражается существительными, образованными от глаголов: исполнение, нахождение, подписание, решение, установле­ние и др.

Среди группы специальных слов, образованных от глаголов, осо­бое место занимают существительные с префиксом не: невыполнение, несоблюдение, непризнание и др. Эта группа терминов постоянно до­полняется неологизмами.

3. Специальная отраслевая терминологическая лексика.

В языке документов существует большое количество терминов, пришедших в этот язык из определенной предметной области, той предметной области, которой посвящен документ. Эта терминоло­гическая лексика точна и однозначна, поэтому она удобна в упот­реблении как в науке, так и в языке документов. Имеются в виду, прежде всего юридические, финансовые и дипломатические терми­ны, употребляемые в документах. Например, для заключения дого­вора используется юридическая терминология: договор, лицензия, кодекс, правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., а для составления, например, финансового документа - терми­нология из этой предметной области : финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, дистрибьютер, крилинг, лизинг и др.

Эти термины удобны в употреблении, поскольку не предполага­ют различных толкований и способствуют точному выражению со­держания служебного документа.

4. Специальные обозначения людей по признаку, обусловленному каким-либо действием, отношением, должностью, званием: свидетель, наниматель, истец, сотрудник, доцент, ответчик, арендатор, заказ­чик, посетитель, опекун и др. Один и тот же человек в разных жиз­ненных и деловых ситуациях может быть: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем; заказчиком и исполнителем.

2.2. Стандартизация словосочетаний

Кроме отдельных слов, в деловой речи стандартизированы и це­лостные словосочетания (языковые формулы). Широкое употребле­ние языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) язы­ковых оборотов, используемых в неизменном виде, - одна из особенно­стей деловой речи.

Наличие стандартных словосочетаний в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. По конкретному словосочетанию мы можем судить, о какой управ­ленческой ситуации идет речь: принимая во внимание, что в соот­ветствии с договоренностью; выражаем глубокую признательность за проверкой установлено, что…

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Таким обра­зом, одной из функций языковой формулы в тексте документа явля­ется выражение типового содержания.

Кроме того, языковые формулы нередко выступают как юриди­чески значимые компоненты текста, без которых документ не обла­дает достаточной юридической силой.

Языковые формулы также являются элементами, определяющи­ми видовую принадлежность документа. Только по одному слово­сочетанию "контроль за выполнением возлагается на..." становится ясно, о каком виде документа говорится, - это, безусловно, какой-то из распорядительных документов: приказ или распоряжение.

Еще одна функция устойчивых стандартных словосочетаний, используемых в языке документа, связана с процессом восприятия фразы. Если одно и то же словосочетание повторяется многократно, то это позволяет адресату очень быстро воспринимать информацию, выбирая новое и наиболее существенное.

Используя готовые клише, оперативно может действовать и составитель текста документа. Это языковые конструкции типа: вступать в законную силу; обжалованию не подле­жит; без уважительной причины; в установленном порядке; по исте­чении срока; единовременное пособие; по достижении восемнадцати­летнего возраста; предварительное рассмотрение и др.

Правильный выбор устойчивого словосочетания из числа возможных определяется, во-первых, степенью его употребительности (частотности), во-вторых, степенью точности и лаконичности в опи­сании управленческой ситуации, а также его грамматической пра­вильностью с учетом особенностей официально-делового стиля. В языке документов к наиболее употребительным устойчивым слово­сочетаниям относятся следующие виды языковых клише:

1. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с ок­раской официально-делового стиля: единовременное пособие, выше стоящие органы, установленный порядок предварительное рассмот­рение, оправдательный приговор, установленный срок, юридическое лицо, неправосудные действия, вынужденные обстоятельства и др .

2. Устойчивые глагольно-именные словосочетания, например : составить акт, разрешить спор, подать апелляцию, выдать справку, провести мероприятие, играть роль, иметь значение .

В официально-деловом языке, как и в научном стиле речи, на­блюдается одна тенденция - происходит сужение возможностей глагола (десемантизация глагола) и расширение возможностей имени существительного. Этому языковому явлению есть определенное объяснение. По законам зрительного восприятия при чтении всегда вторая часть смыслового целого воспринимается как более значи­мая. Поэтому в словосочетаниях «существительное плюс глагол» су­ществительное становится более весомым элементом, обращающим на себя внимание читающего

Устойчивые глагольно-именные словосочетания называют "расщепленными" сказуемыми. Очень часто из этих словосочетаний мож­но образовать параллельные им глагольные формы. В отличие от глагольных форм в этих словосочетаниях смысловой акцент переносится с глагола на существительное, и для до­кумента такой перенос является значимым: помочь - оказать по­мощь, реконструировать произвести или осуществить реконструк­цию, расследовать - пропусти расследование, проконтролировать - обеспечить контроль, содействовать - оказать содействие, оши­биться - допустить ошибку и др . Существительное в этих словосо­четаниях выступает в документе на первый план.

3. Устойчивые словосочетания с отыменными предлогами, моти­вирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением); в связи с началом (возможностью, необходимостью); в целях улучшения (ограничения, экономки); в силу обстоятельств); в от ношении (лиц, граждан, исполнителей); по линии (профсоюза, ко­митета) и др.

Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержа­ние, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность по­нимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.

2.3. Стандартизация в построении предложений.

Строгость формы, логика и стандарт прослеживаются в доку­менте и на уровне целостного предложения. Четкая структура пред­ложения, правильный порядок слов - вот те признаки стандартизованности, которые проявляются на уровне фразы в тексте доку­мента.

Правильный порядок слов - это когда подлежа­щее (субъект действия) стоит в начале предложения, а сказуемое сле­дует за ним. В официально-деловой речи из-за нарушения правиль­ного порядка слов трудно бывает установить, кто (или что) является субъектом действия. Например : Город с 200-тысячным населением полностью обеспечит молочными продуктами новый завод. Субъек­том действия является завод, поэтому слово "завод" должно стоять в начале предложения. Правильный вариант: Новый завод полностью обеспечит молочными продуктами город с 200-тысячным населением.

Так же в русском языке действуют определенные правила распо­ложения слов по их информативной значимости. В письменной речи существует специфический принцип "линейной" подачи информации, согласно которому сначала в предложение вводится вспомогатель­ная информация, а затем основная, причем основная располагается после сказуемого.

В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонацион­но, а в русской письменной речи информационная роль слова возра­стает к концу предложения. При составлении документа следует учи­тывать информационную роль порядка слов в предложении, чтобы не осложнить восприятие, понимание текста.

Например :

На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изго­товлению опытного образца переносится на первый квартал 1999 г.

На первый квартал 1999 г. незавершенный объем работ по изго­товлению опытного образца переносится на основании письма заказ­чика.

В обоих предложениях основная информация находится после сказуемого, в конце предложения. Поэтому целью высказывания в первом предложении является указание срока, на который перено­сится изготовление опытного образца. Во втором предложении це­лью высказывания является обоснование причины переноса срока сдачи заказа.

Еще одной существенной особенностью синтаксиса деловой речи является употребление однотипных падежных форм.

Употребление однотипных падежных форм при имени существи­тельном принято называть нанизыванием падежей .

Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном.

Например : ...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов таможенного контроля,...

2.4. Стандартизация текста

Языковой материал, содержащийся в документе, может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) и вторичную, ориентирующую функцию (различные элементы офор­мления документа, а также другие внетекстовые формы передачи информации - чертежи, схемы, диаграммы и т.п.).

Типы текстов документа строго стандартизированы и унифици­рованы. По мнению известного документалиста П.В. Веселова, уни­фикация текста документа оправдана с разных точек зрения. Прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированно­го текста требует меньше затрат труда и времени. Составитель доку­мента, работая по образцу, получает возможность сосредоточить вни­мание на важнейших, нестандартных аспектах информации. Унификация документа оправдана и с психологической точки зрения: в стандартном тексте адресат документа может сразу же вы­делить ключевые моменты сообщения (по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять раз интен­сивнее, чем неунифицированный).

Унификация текстов документов оправдана и с правовой точки зрения: сама форма текста приобретает " узаконенный" вид.

Наконец, унификация оправдана с технической точки зрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.

По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие типы текстов:

1. Связный текст с традиционной линейной записью.

Например , личное заявление: Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме моего исследования. Данные тексты представляют собой последовательность полно­стью синтаксически оформленных частей предложения или предло­жений, соответствующих официально-деловому стилю речи.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во вто­рой (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, за­явления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оцен­ку фактов, выводы).

2. Связный текст с записью по трафарету.

Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, ко­торые заполняются переменной информацией. Трафарет представ­ляет собой вид формализованного текста: в нем заранее предусмат­ривается и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается.

Справка № _________Выдана __________

в том, что _________________________

Справка дана для представления ________

Обычно для трафарета используются разного рода бланки. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизве­денной на нем постоянной информацией документа и местом, отве­денным для переменной информации. Элементы оформления блан­ка содержат информацию о типе документа, например, "Справка...", о сфере его использования, например, " Москва" и т.п.

3. Текст-анкета. Анкета - это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ - два связанных по смыслу самостоятель­ных предложения. При составлении текста в виде анкеты наимено­вания признаков характеризуемого объекта должны быть выраже­ны именем существительным в именительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились).

Содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Текст анкеты располагается по вертикали.

Фамилия ______________

Имя __________________

Отчество _____________

Год и место рождения и т. д.

4. Текст - таблица. Таблица - это совокупность данных, пред­ставленных в цифровой или словесной форме и заключенных в гра­фы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таб­лицы должны иметь заголовки, выраженные именем существитель­ным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

В одном документе допускается сочетание текстов разных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таб­лицей или она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содер­жащейся в них информации.


Выводы.

ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляют и стан­дартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объе­му, внутренней структуре и внешней форме, составу и расположе­нию реквизитов. Кроме того, в данных нормативных документах выдвигаются определенные требования к языку конкретного доку­мента и языковому оформлению его реквизитов.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охваты­вает вес уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый, функционально ориентированный стиль язы­ка. Неправы те, кто видит в стандартизации деловой речи "обеднение" или даже "порчу" литературного языка. Плох не канцелярский язык, а злоупотребление им в публицистике, в литературе и обиход­ном общении.

Приложение №1

Ключевые понятия

ЯЗЫК СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА - языковая разновидность современного русского литературного языка, часть официально-делового стиля речи, существующая для передачи служебной ин­формации посредством документов.

ТЕКСТОВАЯ ТОЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА - фактическая и смысловая точность документа, исключающая возможность инотолкований и неясностей.

ЯЗЫКОВОЙ СТАНДАРТ ДОКУМЕНТА - единообразный способ изложения мыслей в документе с использованием готовых языковых формул-клише.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА - пометка должностного лица, указывающая на особый способ введения документа в действие.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА - содержание документа, выраженное в краткой форме.


Список используемой литературы

1. Делопроизводство // журнал «Бухгалтерия и учет» №8 2002

2. Делопроизводство // журнал «Ориентир» №4 2003

3. Делопроизводство на современном этапе // журнал «Управление и кадры» №3 2004

4. Приказ Министра обороны Российской Федерации №170

5. Фоков А.П. «Делопроизводство в Вооруженных Силах Российской Федерации» Москва 2001

Оценить/Добавить комментарий
Имя
Оценка
Комментарии:
Где скачать еще рефератов? Здесь: letsdoit777.blogspot.com
Евгений06:59:15 19 марта 2016
Кто еще хочет зарабатывать от 9000 рублей в день "Чистых Денег"? Узнайте как: business1777.blogspot.com ! Cпециально для студентов!
17:42:49 25 ноября 2015

Работы, похожие на Контрольная работа: Документационное обеспечение управления

Назад
Меню
Главная
Рефераты
Благодарности
Опрос
Станете ли вы заказывать работу за деньги, если не найдете ее в Интернете?

Да, в любом случае.
Да, но только в случае крайней необходимости.
Возможно, в зависимости от цены.
Нет, напишу его сам.
Нет, забью.



Результаты(151308)
Комментарии (1844)
Copyright © 2005-2016 BestReferat.ru bestreferat@mail.ru       реклама на сайте

Рейтинг@Mail.ru